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Smart Digital Badge – Check-in in die Bundeswehr-Liegenschaft

Redaktion BWI

Innovation, Bundeswehr

Luftwaffenkaserne Köln-Wahn, gegen 18:00 Uhr. Der wachhabende Stabsunteroffizier Christian S. lässt kurz vor Dienstschluss seinen Arbeitstag noch einmal Revue passieren. Wie immer gab es am Eingang einer der größten Liegenschaften der Bundeswehr ein stetiges Kommen und Gehen. Von externen Besucher*innen über die Paketzustellung bis hin zu Angehörigen von Soldat*innen: Bis zu 40.000 Besucher*innen kommen jedes Jahr in die Liegenschaft, melden sich bei der Wache an und müssen anschließend ihren Besucherschein per Hand ausfüllen.

Viele Scheine, lange Weile

Christian S. kennt das Prozedere aus dem Effeff: Je nach Anlass und Dauer des Besuchs gibt es unterschiedliche Verfahren und Formulare. Ein Lieferant, der täglich Pakete zustellt, muss beispielsweise ein anderes Dokument ausfüllen als eine Handwerkerin, die drei Tage lang vor Ort etwas repariert. Zudem unterscheiden sich die Antragswege, Prüfschritte und Zugangsberechtigungen für Besucherscheine für geschäftliche Besucher*innen, Passierscheine, Reservistenausweise oder Kasernensonderausweise für Vertragsparteien.

Christian S. sowie seine Kameraden und zivilen Kolleg*innen des Wachpersonals stellen jedes Jahr bis zu 40.000 Besucherscheine aus. Es dauert im Schnitt etwa sechs Minuten, um dieses Formular auszufüllen und weiterzuverarbeiten – inklusive Ablage und Archivierung. Entsprechend lange müssen auch die Besucher*innen warten, bis ihnen das Dokument vorgelegt wird. Nach einem langen Arbeitstag hat Christian S. einmal ausgerechnet, dass er und seine Kolleg*innen sich fast 167 Tage an Netto-Arbeitszeit im Jahr nur mit dem Anmeldeprozess und dessen Folgen beschäftigen. Und da alle Besucherscheine fünf Jahre aufbewahrt werden müssen, türmen sich im Archiv zusätzlich wahre Aktenberge. Bis zu 32 Regalmeter an Aktenordnern kommen da zusammen.

Schon oft hat sich Christian S. gefragt, ob sich dieser Prozess nicht einfacher, digitaler umsetzen lässt. Und in der Tat: Hierfür gibt es bereits eine Lösung. Ein BWI-Team aus der Innovationseinheit innoX hat im Rahmen der Innovationskampagne „Liegenschaft der Zukunft“ eine ausbaufähige Plattform für ein digitales Zugangsmanagement entwickelt: „Smart Digital Badge“.

Ein „Boardingpass“ verschafft Zutritt

Sobald ein Zugangsantrag für die Liegenschaft genehmigt wurde, generiert Smart Digital Badge einen individuellen QR-Code für jede Besuchsperson. Diesen erhalten die Besucher*innen dann vorab digital per App in ein gesichertes Wallet auf ihrem Smartphone. „Es ist wie bei einem Flughafenterminal“, beschreibt André Röhrig, Projektleiter des Experiments Smart Digital Badge, den Mechanismus. „Zum Betreten der Liegenschaft müssen Besucher*innen den QR-Code nur noch von der Wache prüfen lassen und sich zur Personenidentifikation ausweisen.“

Darüber hinaus kann über Smart Digital Badge auch jede Zugangsberechtigung in der Liegenschaft auf festgelegte Bereiche begrenzt und jederzeit deaktiviert werden. „Das hebt das Sicherheitsniveau in den Liegenschaften definitiv auf eine neue Stufe“, erklärt Frank Hornbach, Ideengeber und Innovation Space Leader für „Digital Integrated World“. Sollte beispielsweise ein Sicherheitsvorfall auftreten oder sich die Lage durch eine Corona-Infektion verändern, kann per Mausklick in Sekundenschnelle niemand mehr die Liegenschaft betreten oder verlassen.

„Das hebt das Sicherheitsniveau in den Liegenschaften definitiv auf eine neue Stufe.“

Frank Hornbach, BWI GmbH

Datenschutz und Datensicherheit

Als technologischer Lösungsbaustein kommt bei Smart Digital Badge eine auf sichere digitale Identitäten spezialisierte Blockchain zum Einsatz. Diese schafft gleichermaßen Transparenz wie Datenschutz im Zugangsmanagement. „Die erteilte digitale Zugangsberechtigung und die damit verbundenen personenbezogenen Daten kann der Nutzer selbstbestimmt verarbeiten“, sagt André Röhrig. „Er entscheidet dabei selber über die Verwendung der Daten in der Plattform, wobei sowieso nur die für den Besuch unbedingt erforderlichen Daten erhoben werden.“ Der QR-Code ist dabei nur der sichtbare Teil eines verschlüsselten, jederzeit verifizierbaren digitalen Nachweises. „Er selbst enthält keine personenbezogenen Daten“, so Röhrig weiter.

Zeit- und Kostenersparnis auf allen Seiten

„Vor allem die Besucher*innen von Liegenschaften profitieren von Smart Digital Badge“, erklärt Frank Hornbach. „Handwerker, Lieferanten oder Familienangehörige können sich bis zu 80 Prozent der Wartezeit sparen." Und auch Christian und seinen Kolleg*innen würde Smart Digital Badge viel Arbeit abnehmen, etwa bei der Erstellung, Verarbeitung und Archivierung der Besucherscheine. „Nach unseren Berechnungen lassen sich für alle Bundeswehr-Standorte die jährlichen Prozesskosten für diese Routineaufgaben um mehr als 50 Prozent reduzieren“, rechnet Hornbach vor.

Oberstleutnant York Heyde hat das Experiment seitens der Bundeswehr unterstützt. Als Kasernenkommandant der Luftwaffenkaserne Köln-Wahn ist er unter anderem für die militärische Sicherheit und innere Ordnung der Kaserne verantwortlich. Auch er sieht das Potenzial von Smart Digital Badge: „Die Vorteile eines digitalen Zugangsmanagements liegen meines Erachtens darin, den administrativen Aufwand zu reduzieren und Wartezeiten für die Besucher zu verkürzen. Gleichzeitig ermöglicht es mehr Transparenz und so die Gewährleistung der militärischen Sicherheit.“ Die Luftwaffenkaserne Köln-Wahn ist mit mehreren Tausend zugewiesenen Soldat*innen, Beamten und Zivilangestellten eine der größten Liegenschaften der Bundeswehr.

„Die Vorteile eines digitalen Zugangsmanagements liegen meines Erachtens darin, den administrativen Aufwand zu reduzieren und Wartezeiten für die Besucher zu verkürzen."

Oberstleutnant York Heyde

Blick in eine smarte Zukunft

Christian S. freut sich bereits auf einen möglichen Einsatz von Smart Digital Badge. Durch die Plattform würde sich sein zeitlicher Aufwand für die mehreren Tausend jährlichen Besuchenden deutlich verringern. Zeit, in der er sich intensiver um seine eigentliche Aufgabe – nämlich die Absicherung der Liegenschaft – kümmern kann. Auch Oberstleutnant Heyde ist davon überzeugt: „Mit Smart Digital Badge sind wir auf dem richtigen Weg. Die Digitalisierung des Liegenschaftszugangsmanagements ist längst überfällig. Dafür müssen jedoch einige Vorschriften angepasst werden. Der Demonstrator erhöht die Chance, den verantwortlichen Personen das Potenzial von Smart Digital Badge in der Realität zu zeigen. Dies vereinfacht und beschleunigt hoffentlich den Überarbeitungsprozess.“

Und das Team von innoX denkt bereits einen Schritt weiter. In der bisherigen Lösung prüft die Wache die Zugangsberechtigungen mittels QR-Code-Leser am Eingang der Liegenschaft manuell. Doch künftig könnte auch hier eine vollständige Automatisierung des Prozesses und die Prüfung mithilfe digitaler Personenschleusen umgesetzt werden. Ganz ähnlich wie es teilweise bereits an vielen Flughäfen erfolgt. Dies könnte die Zeit- und Kostenersparnis im Prozessablauf weiter steigern.

Mit positivem Blick in die Zukunft verlässt Christian S. die Wachstube und übergibt den Platz an seinen Kameraden. Er kann es auf jeden Fall kaum erwarten, die Besucherscheine künftig nur noch digital zu bearbeiten.

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