Ein Roboter kann zum hilfreichen Kollegen im Büro werden: Das beweist die BWI beim Luftfahrtamt der Bundeswehr in Köln. Anders als bei sichtbaren Industrierobotern in Fabriken handelt es sich hier um einen virtuellen Roboter: Software, die so programmiert wird, dass sie menschliche Arbeitsweisen am Computer nachahmt und Schritt für Schritt übernehmen kann. Robotic Process Automation (RPA) heißt die Technologie, die Fachkräfte nicht nur von zeitaufwendiger Verwaltungsarbeit befreit, sondern sie auch effizienter ausführt.
Besonders eignet sich RPA für ständig wiederkehrende, stark standardisierte und regelbasierte Arbeitsabläufe. Ein solcher Prozess ist das Ausstellen von Fallschirmsprunglizenzen im Luftfahrtamt der Bundeswehr: Wenn Soldaten eine Ausbildung zum Fallschirmspringer absolvieren, meldet die zuständige Schule per E-Mail, ob die Schüler alle Voraussetzungen für die Lizenz erfüllen – etwa bestandene Lehrgänge und Gesundheitstests. Vor der digitalen Automatisierung hatte ein hoch qualifizierter Sachbearbeiter alle Daten anhand einer Checkliste abgeglichen, manuell in eine Excel-Tabelle übertragen, für jeden Kandidaten einen neuen digitalen Ordner angelegt und nach erfolgreicher Prüfung das Lizenzdokument erstellt. Heute kann der virtuelle Roboter diese repetitiven Vorgänge erledigen. Er agiert dabei wie ein menschlicher Nutzer und kann verschiedene Office-Anwendungen wie E-Mail und Tabellenkalkulation, aber auch Adobe- oder ERP-Systeme miteinander verknüpfen. Eingebaute Features wie Optical Character Recognition (OCR), also die optische Zeichenerkennung, entlasten zusätzlich.
Damit der Software-Roboter für die einzelnen Arbeitsschritte programmiert werden kann, müssen die Projektverantwortlichen den Prozess exakt verstehen. Bestehende Geschäftsprozesse sind oft komplex. Deshalb werden sie zunächst genau analysiert, an eine digitale Verarbeitung angepasst und optimiert, bevor sie automatisiert werden. Nur so lassen sich Qualität und Effizienz tatsächlich steigern und Fehler bei der robotergestützten Bearbeitung vermeiden.
Niemand kennt die Prozesse und Anforderungen besser als diejenigen, die täglich mit ihnen arbeiten. Deshalb setzt die BWI auf eine enge Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen in Köln.
Das RPA-System für den Lizenzierungsprozess entwickelt das Unternehmen direkt mit den Mitarbeitern vor Ort: Von der Analyse der bisherigen Arbeitsschritte über deren Optimierung bis hin zur Definition, welche Vorgänge der Roboter übernehmen kann. Mittlerweile ist das RPA-System als Prototyp erfolgreich im Einsatz und liefert überzeugende Ergebnisse: Durchlauf- und Arbeitszeit des Lizenzierungsprozesses sinken enorm, die Fehlerrate verbessert sich und die Fachkräfte können sich zukünftig verstärkt auf wesentliche Kernaufgaben konzentrieren.
© BWI GmbH Trotz der Automatisierung behalten die Sachbearbeiter die nötige Kontrolle über den Prozess. Regelmäßige Berichte dokumentieren die einzelnen Arbeitsschritte des Software-Roboters und informieren Mitarbeiter über Unstimmigkeiten. Hoheitliche Aufgaben wie das Ausstellen von Lizenzen darf ein virtueller Roboter nicht alleine ausführen. In letzter Instanz prüft immer der Sachbearbeiter den Vorgang und stößt den Druck des vom Roboter vorbereiteten Lizenzdokumentes abschließend selbst an.
Wenn eine neue Technologie eingeführt wird, ist es wichtig, Vertrauen und Akzeptanz bei den Mitarbeitern aufzubauen. Das funktioniert nur, wenn sie in der digitalen Lösung einen spürbaren Mehrwert für ihre Arbeit erkennen. Dafür bindet die BWI Nutzer vor Ort in die Entwicklung ein und konzentriert sich bei der Automatisierung im ersten Schritt exemplarisch bewusst auf einen Prozess.
Mit diesem nutzerzentrierten, prototypgetriebenen und iterativen Ansatz konnte das IT-Systemhaus für Bundeswehr und Bund wichtige Pionierarbeit leisten. Die BWI trägt dazu bei, RPA künftig auch in weiteren Bereichen des Amtes anzuwenden.
Die BWI soll das Luftfahrtamt auf die digitale Zukunft vorbereiten. RPA ist dabei ein Baustein. Welche Technik für welchen Arbeitsbereich sinnvoll ist, hängt immer von den Rahmenbedingungen und dem konkreten Prozess ab: Während beim Lizenzierungsprozess RPA sowie integrierte Webanwendungen geeignet sind, helfen an anderer Stelle Kollaborationssysteme. Zukünftig könnten auch automatisierte E-Mail-Bearbeitung oder Chatbots Amtskräfte entlasten. An erster Stelle stehen immer eine vorherige Prozessanalyse und -optimierung. Eine Gesamtstrategie entsteht, wenn auf Basis eines gemeinsam mit dem Kunden entwickelten Zielbildes Maßnahmen abgeleitet und ausgerichtet werden. So entstehen Roadmaps für die Digitalisierung.
