Symbolbild Snack-Automat © BWI GmbH

Hardware auf Knopfdruck: Der Sn@ck.IT-Automat

Redaktion BWI

Innovation, Bundeswehr

Bundeswehr-Hauptmann Horst L. startet seinen Tag wie so oft mit einem Knopfdruck. Doch heute macht der Knopf nicht, was er soll: Das Notebook piept, die Lüfter summen und dann – nichts. Stille. Der Bildschirm bleibt schwarz. Dabei hat Horst ausgerechnet heute einen wichtigen Termin bei seiner Vorgesetzten: In zwei Stunden muss er den Zwischenstand seines Projekts präsentieren. Sein Puls steigt. „Durchatmen“, sagt sich Horst. Es wird eine Lösung geben. Zweiter Startversuch? Gleiches Resultat. Strom? Ist angeschlossen. Leichte Panik setzt ein. Was tun? Horst wählt die Nummer des User Help Desk: „Hallo, mein Notebook springt nicht an. Ich muss gleich präsentieren. Hilfe!“

„Kein Problem“, beruhigt ihn die Stimme am anderen Ende der Leitung. „Sie bekommen ein Ersatzgerät aus dem Automaten. Gleich können Sie wie gewohnt weiterarbeiten.“ „Aus dem Automaten?“, fragt Horst verblüfft. „Ja“, sagt die freundliche Stimme. „Dritter Stock, rechts neben dem Aufzug.“ – „Na sowas“, denkt sich Horst. Bei der Bundeswehr hat er ja schon viel erlebt. Aber ein Notebook aus dem Automaten? Das ist selbst für ihn neu.

Er findet den Automaten und tippt seine Auftragsnummer ein. Das Fach oben rechts geht auf. Tatsächlich: Dort liegt sein neues Notebook – und es läuft einwandfrei. 20 Minuten nach seinem missglückten Startversuch in den Tag ist Horst wieder einsatzbereit. „Das ist ja hier wie in der Liegenschaft der Zukunft“, denkt sich Horst.

Gute Ideen kommen aus der Praxis

Damit aus Zukunft schnell Gegenwart wird, sucht und fördert die Kampagne „Hier will ich dienen! – Zusammen Arbeiten und Leben in der Liegenschaft der Zukunft“ Innovationsideen wie den Sn@ck.IT-Automaten. Denn die Angestellten wissen oft am besten, wo es im Arbeitsalltag hakt und welche Prozesse effizienter ablaufen könnten.

So stammt auch die Idee zum Sn@ck.IT-Automaten von drei BWI-Mitarbeiter*innen. Sie wollten den Austausch und die Ausgabe neuer IT-Hardware für beide Seiten beschleunigen. Die vielversprechende Idee wurde im Juni 2020 im Rahmen der Kampagne für ein Experiment ausgewählt – Ende 2020 wurden dann die ersten beiden Automaten in der Praxis getestet.

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Ein Automat – viele Gewinner

Der Sn@ck.IT-Automat könnte zukünftig ein wichtiger Bestandteil des IT-Serviceangebots der BWI werden: Angestellte können sich rund um die Uhr neue Hardware wie Mäuse, Headsets, Tastaturen oder – wie Horst – sogar ein neues Notebook ziehen. Der Automat würde so zum “Retter in der Not”.

Darüber hinaus gibt es viele Effizienzchancen: Führungskräfte könnten die Hardware im Unternehmen leichter managen, indem sie beispielsweise neue IT-Geräte pro Automaten statt pro Person freigeben. IT-Fachkräfte der BWI hätten mehr Zeit für wichtigere Aufgaben, wenn sie nicht mehr für jeden Kleingeräteaustausch Liegenschaften anfahren müssen.

Auf dem Weg zum Universalautomaten

Die ersten Tester an den Standorten Meckenheim und München sind begeistert. Positives Feedback für das Projektteam gibt es vom BWI-Chef Martin Kaloudis und vom Kunden. „Der Automat spart Zeit, Geld und vereinfacht Prozesse. Solche Innovationen brauchen wir“, sagt Oberstleutnant Matthias Fensterseifer aus dem Referat Digitalisierung der Bundeswehr. In der aktuellen Phase der Corona-Pandemie zeigt sich ein weiterer Vorteil der Automaten-Logik: Der Ausgabeprozess läuft kontaktlos. Das schützt Mitarbeitende vor dem Virus.

„Unser Team freut sich, dass der Prototyp so gut funktioniert und ankommt“, sagt Projektleiter Nikolaus Stangl. „Jetzt entwickeln wir die Idee entlang des Feedbacks und der Kundenbedürfnisse weiter, prüfen detailliert die Wirtschaftlichkeit und zusätzliche Anwendungsszenarien.“

Das Potenzial ist groß: Von der Schlüsselausgabe für den Fuhrpark über den Verleih von Beamern und anderen Geräten bis zur Nutzung als innerbetriebliches Postfach könnte das neue Ausgabekonzept zahlreiche Prozesse für die BWI und die Bundeswehr automatisieren und so beschleunigen. Horst freut sich drauf.

„Der Automat spart Zeit, Geld und vereinfacht Prozesse. Solche Innovationen brauchen wir.“

Oberstleutnant Matthias Fensterseifer

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