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In einer Reihe stehen die Azubis an der Wand (6 männlich, 1 weiblich). der Ausbilder steht links. Alle lächeln in die Kamera.© BWI GmbH
Bedarfsgerecht ausgebildet

Vom Hilferuf zur pragmatischen Problemlösung

3 min
7. Dezember 2023

In Zeiten hohen Personalbedarfs müssen neue Wege der Rekrutierung gegangen werden. Im BWI-Bereich CDO SSD CO haben 25 zusätzlich eingestellte Auszubildende dazu beigetragen, die Ziele im Projekt GroupwareBw zu erreichen. Eine Erfolgsstory.

Im Herbst 2019 standen die Kolleg*innen der BWI-Abteilung CDO SSD CO ITOM 1 vor einer Herausforderung: Es fehlte an Personal zur Leistungserfüllung im Projekt GroupwareBw. Dabei handelt es sich um die vertragliche Verpflichtung der BWI, über alle Hierarchieebenen der Bundeswehr eine neue Art der digitalen Zusammenarbeit auf einer einheitlichen Kollaborationsplattform zu schaffen. Alle Tätigkeitsprofile waren benannt und die benötigten Stellen ausgeschrieben, doch Bewerbungen in der erforderlichen Anzahl blieben aus. Fachkräfte mit Kompetenzen in Outlook, SharePoint, Exchange und Webex sowie Jabber waren am Arbeitsmarkt kaum zu bekommen.

GF bewilligt benötigte Stellen

Um den Personalengpass abzufedern, hatten die Abteilungsleiter Stefan März und Thomas Widmann eine ungewöhnliche Idee: Sie fragten bei der Geschäftsführung 25 zusätzliche Ausbildungsstellen an, die – und damit hatten sie nicht gerechnet – sehr zügig bewilligt wurden: „Nun mussten wir schnell reagieren, 25 junge Kolleg*innen einstellen, auf die Abteilungen verteilen – und natürlich auch ausbilden. Völlig überrascht, aber glücklich waren wir, als wir wirklich 25 zusätzliche Azubis gefunden hatten“, erinnert sich Stefan März.

Im Projekt GroupwareBw ist die BWI dafür verantwortlich, der Bundeswehr die Plattformen Exchange, Webex, Jabber und SharePoint zur Verfügung zu stellen – inklusive Serverinstallationen, Unterstützungsservices und Konfigurationen. Pünktlich zum 1. August starteten also 15 der neuen Azubis mit dem klaren Fokus auf Exchange und Sharepoint in der Abteilung CO ITOM 1 eMail unter Leitung von Thomas Widmann, in der die numerisch größte Personalnot herrschte. Die restlichen Auszubildenden wurden Teams zugeordnet, die in den Central Operations für Unterstützungsleistungen für GroupwareBw von LAN bis zum Serverbetrieb sorgen.

Alte Hasen, Quereinsteiger und Azubis werden ein Team

Zeitgleich mit den Auszubildenden ging parallel die Suche auf dem Stellenmarkt weiter und es kamen Kolleg*innen ins Team, die bereits IT-Professionals, aber dennoch BWI-Neulinge waren: „Dadurch ergab sich eine erstaunliche Teamdynamik, die bis heute unser gemeinsames Arbeiten besonders macht“, betont Stefan März. Bei so vielen Neueinsteigern auf ganz unterschiedlichen Levels, die sich in die Groupware-Thematik einarbeiten mussten, konnte jede und jeder die eigenen Kenntnisse sehr strukturiert aufbauen. „Alle haben sich gegenseitig ergänzt und voneinander gelernt. „Alte Hasen“, Quereinsteiger und Azubis sind so zu einem Team zusammengewachsen”, so der Hauptabteilungsleiter.

Zwei der 2020er-Azubis waren Ellen Wassenhoven (Ausbildungsberuf Fachberaterin Integrierte Systeme) und Jan Wickenkamp (Fachinformatiker Systemintegration). Wie ihre Mitstreiter wussten Beide nichts vom erhöhten Personalbedarf durch GroupwareBw: „Erst im Lauf der Ausbildung wurde das thematisiert“, erinnert sich Ellen Wassenhoven, die nach dem Abitur als „kompletter IT-Neuling“ Lust auf die Ausbildung bei der BWI bekam. Die kannte sie bereits, weil sie als Schülerin einmal am Girls’ Day im Unternehmen teilgenommen hatte.

Mit drei weiteren Azubis war Ellen Wassenhoven in Bonn-Hardtberg dem Windows-Team von Jonas Schmitz zugeordnet. „Die Kolleginnen und Kollegen weihten uns in MAXIMO ein, also die Ticket- oder Change-Bearbeitung auf Windows-Basis, ohne die bei der Bundeswehr keine Auftragsbearbeitung stattfindet. Jeder im Team schien sein „Steckenpferd“ zu haben und so wurden wir Azubis mit ins Boot geholt, wann immer im Abteilungs-Chat oder IT-SPS-Anwenderbetreuungssystem ein ‘spannendes’ Ticket auftauchte”, erzählt Ellen Wassenhoven und lobt den Zusammenhalt: „Gerne haben wir uns nach Feierabend privat zum Grillen getroffen und auch den Abschied von unserer Azubizeit in großer Teamrunde gefeiert. Es war eine super Zeit mit viel Hilfestellung untereinander. Für mein geringes Vorwissen zeigten alle Verständnis – und haben es mir im Notfall auch zum fünften Mal erklärt.“

Gegenseitige Unterstützung in der Berufsschule

Als einer der neuen Azubis im Exchange-Team Back-end & Infrastructure von Thomas Widmann ist Jan Wickenkamp (auf dem Titelbild der 5. von links) am BWI-Standort in Rheinbach eingestiegen: „Auch ich musste mich in der BWI erst zurechtfinden – mit Exchange sowieso. Die Einarbeitung hat sehr geholfen, aber am meisten konnte ich im laufenden lernen. Viel hatte ich mit allen Exchange-Azubis zu tun, wir waren ja eine ziemlich große Fachgruppe, aber als kompletter Ausbildungsjahrgang haben wir gemeinsam die Berufsschule absolviert und uns gegenseitig unterstützt und vor allem in der Prüfungszeit wurde niemand fallen gelassen.”

Die Theoriephasen für die BWI-Auszubildenden finden in zwei Blöcken pro Jahr in Paderborn statt – zum einen als Berufsschulunterricht im Ausbildungszentrum für Technik, Informationsverarbeitung und Wirtschaft“ (ATIW) und zum anderen als berufsspezifisches Seminarprogramm – getragen von der Kooperation der BWI mit Siemens Energy Professional Education (SEPE). „Der zentrale Blockunterricht erfüllt das Ziel, unsere Auszubildenden auf den gleichen Wissensstand zu bringen, ganz egal, ob sie in München, Leipzig oder Wilhelmshaven praktisch ausgebildet werden”, sagt Katharina Roelvink von der BWI-Ausbildungsabteilung CRO HR VT&TD. „Im temporären Klassenverband bieten wir den Auszubildenden auch die unvergleichbare Möglichkeit, sich frühzeitig ein breites Netzwerk im Unternehmen aufzubauen.“

An den BWI-Standorten hatten Teamleiter und Ausbilder*innen für ihre „Schulklasse“ ebenso einiges auf die Beine gestellt – zum Beispiel das Planspiel „Green Meadow“. Thomas Widmann erklärt, worum es geht: „Eine mittelständische virtuelle Firma musste vollständig mit IT versorgt werden – von Layer 1 bis 7, der Aufgabenstellung über Lastenhefte bis zur Betreuung und Ausarbeitung. Kunden und Auftraggeber wurden dabei von den Azubi-Betreuer*innen „gespielt“. Mit Begeisterung erstellten unsere Azubis Konzepte, Netzpläne, Betriebsdokumentationen, Meetingprotokolle, etc.“ Green Meadow war nur eines der neuen Formate für die Praxisphasen: „Da wir nie zuvor Azubis in dieser Anzahl durch eine Abteilung geleitet hatten, mussten wir einfach kreativ sein, um ihnen allen die für sie neue komplexe Welt der IT sichtbar und greifbar zu machen“, betont Thomas Widmann.

Alles im Plan …

Drei Jahre später ist alles im Plan: Der Flächenrollout für Webex, Exchange, Jabber und SharePoint wurde termingerecht abgeschlossen; derzeit führt die BWI bis 2024 einen Funktionsaufwuchs für GroupwareBw durch. Die Azubis können ihrerseits ein erfreuliches Fazit ziehen: Ausnahmslos alle der 25 zusätzlich eingestellten Auszubildenden haben 2023 ihre Ausbildung zu Fachberater*innen Integrierte Systeme bzw. Fachinformatiker*innen Systemintegration erfolgreich abgeschlossen. Alle sind nach wie vor Teil der BWI – wenn auch nicht ausnahmslos bei Central Operations. Ellen Wassenhoven: „Während der Ausbildung habe ich erkannt, dass ich doch nicht so technikaffin bin wie ich es mir erhofft hatte. Beide BWI-internen Praktika im Rahmen meiner Ausbildung haben mir aber auch meine Stärken aufgezeigt. Die Aufgaben in der Prozess- und Organisationsplanung haben mich schließlich so gereizt, dass ich nach meinem zweiten Praktikum in der Abteilung CDO SSD SL CSM Standardization meine neue berufliche Heimat als Fachinformatikerin im Standardization Office gefunden habe.“

Jan Wickenkamp ist „seiner“ Abteilung treu geblieben und arbeitet weiterhin im Team von Thomas Widmann – mittlerweile als Junior Operations Professional: „Auch wenn ich andere Abteilungen interessant fand, habe ich mich im Exchange Team immer am wohlsten gefühlt. Abwechslungsreiche Aufgaben, angenehmes Klima – zusammengefasst zieht es mich momentan nirgendwo anders hin“, so Jan Wickenkamp.

Großer Kraftakt, von dem alle profitieren

Stefan März und Thomas Widmann freuen sich, dass ihr mutiges Vorhaben, andere Wege der Rekrutierung zu gehen, aufgegangen ist: „Weil Fachpersonal fehlte, haben wir fachlich passend ausgebildet und konnten unseren Auszubildenden bedarfsgerecht sehr viel beibringen. Wenn auch mit großem Kraftakt verbunden, haben alle Beteiligten davon profitiert“, fasst Stefan März zusammen.

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