Generationenwechsel Enterprise Resource Planning: Der Weg in die Cloud-Welt  

Die BWI betreibt für die Bundeswehr eine der größten SAP-Installationen Europas: die Standard-Anwendungs-Software-Produkt-Familien (SASPF). Tobias Orthey und seine Kolleg*innen beraten das Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr (BAAINBw) bei der Weiterentwicklung und Modernisierung dieser Fachanwendungen. Sie konzipieren und planen Einführungs- und Modernisierungsprojekte, übernehmen das Applikationsmanagement und sichern den Betrieb der Fachapplikationen – häufig vor Ort, also in den Liegenschaften der Bundeswehr.

Von SAP zur BWI

Mit seinem Hintergrund ist Tobias Orthey für seine Position optimal geeignet, denn schon in der Schulzeit war er von IT fasziniert: Sein Taschengeld besserte er sich mit einem Job bei einem Internetprovider auf und unterstützte dort die IT Abteilung. Nach einem Einsatz auf der CeBIT in den 1990ern war klar, wohin ihn der erste Karriereschritt nach dem Informatikstudium führen würde: direkt zu SAP, damals das einzige international bekannte deutsche IT-Unternehmen.

Dort lernte Tobias Orthey das „SAP-Handwerk“ bei vielen großen und kleinen Projekten von der Pieke auf. Ende 2007 hörte er erstmals von der BWI, die in diesem Jahr frisch gegründet wurde. Im Rahmen des Projekts HERKULES hatte die BWI auch die Aufgabe die SAP Einführung bei der Bundeswehr voranzutreiben. Für die geplante Anwendungsarchitektur von SASPF wurde damals eine Benutzerverwaltung benötigt, mit der die Zugriffsrechte der Anwender auf die beteiligten Frontend- und Backendsysteme in einem einheitlichen Verfahren beantragt, geprüft und zugewiesen werden konnten. Die Firma SAP hatte damals nichts im Programm, das beides gleichzeitig für eine so große Organisation wie den Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Verteidigung (BMVg) leisten konnte. Also hat sich die Bundeswehr dazu entschieden: Wir entwickeln das selbst.

Ein ambitionierter Plan, der Tobias Orthey sofort ansprach. Er verließ den globalen Konzern SAP und wechselte als Programmierer im Nutzermanagement zur BWI. Nicht nur, weil er dort an einzigartigen Projekten mitwirken und mehr Verantwortung übernehmen durfte, sondern seine Arbeit auch besser mit seiner Familie in Einklang bringen konnte. Zeit mit seiner kleinen Familie hatte er so nun auch unter der Woche, da deutschlandweite Geschäftsreisen nicht mehr auf der Tagesordnung standen.  

In den folgenden Jahren erweiterte Tobias Orthey seine Kompetenzen bei der BWI auf vielfältige Weise. Unter anderem unterstützte er den Aufbau des Innovationsmanagements und war im strategischen Portfoliomanagement tätig.Im Juli 2020 wechselte er schließlich als Excecutive Architect zur Abteilung ERP Architektur. „Hier kann ich die Erfahrungen aus allen meinen bisherigen Stationen bei der BWI bündeln und so die vielleicht wichtigste Evolutionsstufe des IT-Systems der Bundeswehr mitgestalten“, sagt er.

Transformation zur Cloud

Seine Abteilung ist für die Integration neuer Cloud-Lösungen in die bestehende ERP-Anwendungslandschaft zuständig – vom Rechnungswesen über Logistik bis zur Personalwirtschaft. Denn mit der neuen SAP-Suite SAP S/4HANA steht ein softwareseitiger Generationenwechsel an, bei dem die Cloud eine zentrale Rolle einnimmt. Neben Verbesserungen bei Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit punkten „as-a-Service“ Lösungen aus der Cloud vor allem durch die Möglichkeit zur Automatisierung von Skalierungs- und Bereitstellungsvorgängen.

Wegen der hohen Sicherheitsanforderungen der Bundeswehr wird die BWI diese Cloud-Anwendungen nicht über das öffentliche Internet bereitstellen, sondern als private Umgebung errichten: die sogenannte pCloudBw. Das ist teilweise selbst für den Hersteller Neuland, weshalb eine permanente enge Abstimmung mit der Entwicklungsabteilung und dem Produktmanagement von SAP erforderlich ist. „Das ist die größte IT-Herausforderung, vor der die Bundeswehr derzeit insgesamt steht“, sagt Tobias Orthey  stolz.

Bei der Transformation geht es aber nicht nur darum, neue Technik einzuführen: Auch Service- und Liefermodelle müssen überarbeitet und an die Anforderungen angepasst werden. Wer kümmert sich beispielsweise darum, dass die Software auf beliebigen mobilen Endgeräten läuft? Welche Cloud-Verfügbarkeiten kann und muss die BWI der Bundeswehr garantierten? Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit anderen Behörden und Organisationen? Fragen, die sich mit dem bisherigen SAP-System noch gar nicht stellten, weil sie teilweise schlicht nicht denkbar waren.

„Unser Team ist gerade dabei, in unserem Rechenzentrum einen Prototypen aufzubauen“, erklärt Tobias Orthey. Eine ausführliche Testphase ist dabei entscheidend. „Hier gilt es, frühzeitig die Anforderungen des Kunden zu klären und sich immer wieder eng mit ihm abzustimmen.“

Kernkompetenz: Kundenversteher

Sich in seine Kunden hineinzuversetzen und ihre Bedarfe zu erfüllen ist Tobias Orthey ein wichtiges Anliegen. Seine Aufgabe ist es, die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden Bundeswehr permanent in alle beteiligten BWI-Bereiche zu spiegeln und durchzusetzen. Natürlich gibt es auch noch die andere Seite. Das, was intern bei der SAP Cloud passiert, muss Tobias Orthey genauso wieder zurück an den Kunden übermitteln. Er sorgt dafür, dass alle auf diese Reise in die Cloud-Welt mitgenommen werden.

„Was wir hier machen, ist nicht nur ein Produktwechsel, es ist eigentlich ein Paradigmenwechsel“, sagt er. Aufgabe der IT-Architekten der BWI ist es, alle bisher voneinander abgegrenzten IT-Systeme der Bundeswehr zusammenzuführen und die pCloudBw sowie die damit einhergehende IT-Service-Orientierung erfolgreich auf den Weg zu bringen. Dabei den Spagat zwischen dem Kunden, der BWI und dem Hersteller zu meistern, ist keine leichte Aufgabe. Doch genau das ist es, was Tobias Orthey an seinem Job so schätzt.