Innovative Verwaltung kann gelingen – Digitaler Staat 2020

Automatisierung entlastet Verwaltungsarbeit

„Automatisierte Prozesse sind in der Verwaltung angekommen“, sagt Mike Weber, stellvertretender Leiter des Kompetenzzentrums für Öffentliche IT (ÖFIT), der das Fachforum „KI und Automatisierung“ moderierte. Erhebungen der Denkfabrik des Bundesinnenministeriums ergeben, dass in vielen Städten und Gemeinden die Ausstellung von Parkausweisen bereits vollautomatisch liefe. Zudem beantworten Chatbots einfache Behördenanfragen und Steuerbescheide würden automatisiert versendet. „Das Spektrum an Automatisierungsmöglichkeiten ist breit und wird in Zukunft noch intensiver genutzt werden“, so Weber. Überall dort, wo sich Prozesse durch einfache Regeln steuern lassen, lohne sich Automatisierung. Damit bliebe den Mitarbeitenden mehr Zeit für wichtige Aufgaben.

Das ist ein Mehrwert, den Führungskräfte in Behörden laut Panel-Teilnehmerin Lena-Sophie Müller, Geschäftsführerin der Initiative D21, noch viel stärker an ihre Teams kommunizieren müssten. Sie verdeutlichte, dass „Automatisierung und insbesondere KI als Werkzeug verstanden werden sollten. Das langfristige Ziel sei eine „Co-Arbeit“ zwischen Menschen und Maschinen. Um KI für die Arbeitswelt und Gesellschaft weiter zu erforschen, hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales Anfang März ein KI-Observatorium gegründet. Es soll künftig Handlungsempfehlungen für den Einsatz von künstlicher Intelligenz geben.

Das Projekt zeige beispielhaft, wie man Lösungen nah an einem Bedarf entwickeln könne. Auch abseits dessen haben agile Arbeitsmethoden und neue Technologien wie KI, Robot Process Automation, Blockchain oder Virtual Reality längst Einzug bei den deutschen Streitkräften gehalten. Agile Methoden würden helfen, Ideen und neue Ansätze schneller zu verwerfen, aber auch schneller ans Ziel zu kommen. Dieses Tempo bräuchte man auch an anderen Stellen in der Verwaltung. Außerdem verdeutlichte Görtz, dass hinter dieser Arbeitsweise die entsprechende Kultur stehe müsse. Für ihn und sei Agilität Führungskultur und das müssten Führungskräfte vorleben. Eine wichtige Aufgabe dabei sei es, „Vertrauen aufzubauen.“

Diese radikal agile und nutzerfokussierte Arbeitsweise stellte Görtz anhand eines Beispiels vor: Um angehende Soldatinnen und Soldaten in Segelflug zu schulen, entwickelte der Hub in nur sechs Monaten einen Flugsimulator, der das Training mit 3D-Brillen erlebbar macht. Neben der kurzen Entwicklungsdauer fielen im Projekt auch erheblich weniger Kosten an – etwa ein Siebtel des herkömmlichen Budgets.