Als sich im März 2020 die Lage mit dem ersten Lockdown zuspitzte, war BWI und Bundeswehr in ihrer Zusammenarbeit schnell klar: Die Anforderungen an das IT-System der Streitkräfte hatten sich kurzfristig verändert. Auf die neue Bedarfslage musste schnell reagiert werden. Von einem Tag auf den anderen musste ein Großteil der Bundeswehr zuhause bleiben. Nur rund 5.000 von ihnen konnten jedoch im Homeoffice mit unmittelbarer Anbindung an das IT-System arbeiten. Eine wichtige Maßnahme war es daher, die Bundeswehrangehörigen mit Notebooks, Smartphones und Tablets auszustatten, die den Zugriff auf das Bundeswehrnetz ermöglichten. Ausgebaut wurden die mobilen Arbeitsmöglichkeiten über eine geschützte Netzwerkverbindung, den sogenannten Remote Access Service (RAS). Und die BWI öffnete Wege der Zusammenarbeit über einheitliche IT-Tools und Konferenzlösungen, die die bisher üblichen Präsenzmeetings ersetzten.
„Die reguläre Gremienarbeit im HERKULES-Folgeprojekt war für diese schnellen Abstimmungsprozesse während der Krise weder aufgestellt noch strukturell geeignet“, berichtet Oberst i.G. Achim Sgaslik, Gruppenleiter Supply Management im Kommando Informationstechnik der Bundeswehr (KdoITBw). Daher sei es richtig gewesen, die verschiedenen Rollenträger im IT-System der Bundeswehr, also Kunde, Auftraggeber und die BWI als Dienstleister „gefechtsstandartig“ zusammenzuspannen und damit unmittelbar handlungsfähig zu machen. „Erforderliche Entscheidungen konnten wir im Gremium überwiegend sofort treffen“, so Sgaslik.
Mehrmals die Woche, zu Beginn sogar täglich, schlossen sich ab März 2020 Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr (BAAINBw), KdoITBw und BWI kurz. Die Beteiligten kamen per Telefonkonferenz im Operativen Steuergremium Covid-19 zusammen, um ein Lagebild über Ressourcen und Handlungsfelder zu schaffen, Entscheidungen zu diskutieren und Lösungen abzustimmen. Im Juli ist das Gremium nach rund 100 Sitzungen zum letzten Mal zusammengekommen.
Das Vorgehen hat sich bewährt: „Die direkte Abstimmung hat Entscheidungen deutlich beschleunigt“, so Heinz Karl aus dem Account Management der BWI. Auch schnell eingesetzte Überbrückungslösungen konnten so rasch in regelgerechte Services überführt werden. „Die Organisationsbereiche im Verteidigungsministerium sind – auch im Vergleich zu anderen Ministerien – IT-mäßig exzellent ausgestattet. Rund 88.000 Bundeswehrangehörige können heute mit dem Notebook aus dem Homeoffice arbeiten, und rund 35.000 Nutzer und Nutzerinnen haben dienstliche Smartphones und Tablets.“ Sogar die sichere Anbindung an das Bundeswehrnetz mit privaten IT-Geräten ist über ein Virtual Private Network (VPN) flächendeckend möglich.
„In der Krise mussten wir oft schnell entscheiden“, sagt Bernd Plettemeier, Projektleiter HERKULES-Folgeprojekt im BAAINBw, und ergänzt: „Dank der detaillierten Dokumentation der Ergebnisse war und ist es uns jederzeit möglich, Entscheidungen nachvollziehbar und transparent darzustellen. Das ist zum einen wichtig für die nachträgliche vertragliche Abbildung der beschlossenen Maßnahmen, die so in den HERKULES-Folgevertrag mit der BWI einfließen. Es macht uns aber auch resilient, weil wir in der Lage sind, in künftigen Krisensituationen daran anzuknüpfen und zusammen mit der BWI schnell und konzertiert zu agieren.“
Auch BWI-Account Manager Heinz Karl bewertet das Vorgehen positiv: „Bemerkenswert war die konstruktive und vertrauensvolle Zusammenarbeit in diesem Gremium. Gemeinsam hatten wir immer die Lösung im Blick“, so Karl. „Die partnerschaftliche Beziehung zu unserem Kunden Bundeswehr hat sich als äußerst belastbar in der Krise herausgestellt. Die während der Pandemie aufgesetzten Projekte werden wir nun für die Zukunft verstetigen.“
