Liebe Eventmanger:in,
wir freuen uns, dass Sie die Event-Plattform „BwEvents“ des Innovationsvorhabens EventApp as a Service nutzen wollen. Auf dieser Webseite finden Sie alle wichtigen Informationen rund um die Event-Plattform. Über die folgenden Links geraten Sie direkt in die für Sie relevanten Bereiche.
- Funktionsübersicht der Event-Plattform „BwEvents“
- Schulungsvideos der Event-Plattform „BwEvents“
- Informationen zur Nutzung der „BwEvents“ Web-App
- Achtungspunkte zur Nutzung der Event-Plattform „BwEvents“
- Ansprechpartner:innen für Eventmanager:innen bei Fragen zu „BwEvents"
- Ansprechpartner:innen für Teilnehmende bei Fragen zu „BwEvents"
Wichtig zu berücksichtigen: Als Eventmanager:in sind Sie für die Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung unter Einsatz der Event-Plattform „BwEvents“ eigenständig verantwortlich. Sie müssen sich insbesondere im Hinblick auf die Achtungspunkte regelmäßig auf dieser Webseite informieren. Als Eventmanager:in sind Sie/ Ihre Dienststelle in der Verantwortung Ihr Event mit „BwEvents“ im Rahmen aller Vorgaben durchzuführen.
Funktionsübersicht der Event-Plattform "BwEvents"
Die Event-Plattform „BwEvents“ bietet zahlreiche Möglichkeiten, um Events effizienter und zeitgemäßer zu gestalten. Zusammengefasst beinhaltet die Event-Plattform folgende Funktionen:
- Teilnehmermanagement mit bspw. Registrierungsformular, E-Mail-System und Check-In Funktion
- EventApp, um digital Informationen bereitzustellen
- Interaktions-, Kommunikations- und Networkingmöglichkeiten innerhalb der EventApp
Die EventApp „BwEvents“ ist auch als Web-Applikation (Web-App) verfügbar. Besonderheiten der Web-App finden Sie im Bereich „Informationen zur Nutzung der „BwEvents“ Web-App“.
Im Folgenden finden Sie eine Funktionsübersicht von „BwEvents“. Hierbei erfolgt eine Differenzierung zwischen den Funktionen der EventApp und den Funktionen des Teilnehmermanagements. Für beide Bereiche existiert aktuell jeweils ein separates Backend. Nähere Informationen finden Sie hierzu auch in den Schulungsvideos.
Funktionen der EventApp
| Name der Funktion | Kurzbeschreibung |
| Registrieren in der App* | Über die „Registrieren“ Funktion in der App, können Nutzer ein Benutzerkonto für die App anlegen und sich zeitgleich für eine Veranstaltung registrieren. Die Pflicht- und optionalen Felder sind in den Datenschutzhinweisen und in diesem Bereich aufgelistet. Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Registrierungsprozesses die Einwilligung des Nutzers eingeholt und auf die Datenschutzhinweise verwiesen. Die Benutzerdaten können im Seitenmenü unter "Mein Profil" durch den Nutzer geändert werden. |
| Programm* | Mit der Programmfunktion hat der Nutzer die Möglichkeit, Programmpunkte mit all seinen Informationen abzurufen. Der Nutzer kann die Suchfunktion verwenden, um nach bestimmten Programmpunkten in dem Programm zu suchen. Die Programmpunkte können je nach Nutzer personalisiert freigeschaltet werden. |
| Mein Programm | Mein Programm dient dem Nutzer dazu, sich sein eigenes chronologisch aufgelistetes Programm zusammenzustellen, indem er gewisse Programmpunkte favorisiert. |
| Referierende | Über die Referierendenliste haben Nutzer Einsicht in das Profil der Referierenden. Ein Referierendenprofil kann aus Bild, Funktion, Biografie und sozialen Netzwerken des Referierenden bestehen. Innerhalb des Referierendenprofils kann der Nutzer sehen an welchen Vorträgen der Referierende teilnimmt. Durch den Nutzer kann eine Bewertung der Referierenden durch ein 5-Sterne-System anonym vorgenommen werden (falls durch den Eventmanager aktiviert). |
| Fragen an Referierende* | Über diese Funktion hat der Nutzer die Möglichkeit Fragen an die Referierenden zu senden. Wenn es mehr als einen Referierenden gibt, kann der Nutzer wählen an wen die Fragen gerichtet werden sollen. Fragen können moderiert und über eine Webseite auf einer Leinwand für das Publikum sichtbar gemacht werden. Auch ist es möglich, die Fragen mit Namen des Absenders (Nutzer) oder anonym anzeigen zu lassen. |
| Push-Benachrichtigungen | Nutzern können Push-Benachrichtigungen gesendet werden. Diese Funktion kann über die Telefoneinstellungen durch den Nutzer aktiviert / deaktiviert werden. |
| Teilnehmende* | Über die Funktion „Teilnehmende“ kann der Nutzer alle Personen sehen, die in der App ein Benutzerkonto haben und diese Funktion aktiviert haben. Die Teilnehmenden, die der Nutzer dort findet, können per privatem Chat kontaktiert werden. Zudem hat der Nutzer die Möglichkeit, Teilnehmende als Favorit zu markieren. |
| Private Nachrichten* | Mithilfe der Funktion „Private Nachrichten“ können zwei Nutzer in Kontakt treten und sich miteinander austauschen. Dafür muss der Nutzer im Menüpunkt „Teilnehmende“ einen gewünschten Chat-Partner auswählen, sein Profil aufrufen und dort das "Private Nachricht senden " Symbol betätigen. Es öffnet sich ein Chat-Fenster, in das der Nutzer eine Nachricht eingeben und diese über den Knopf "Senden" verschicken kann. Die Nachricht wird an den Chat-Partner übertragen und auf beiden Endgeräten (Sender und Empfänger) gespeichert. Im Chat werden dem Chat-Partner grundsätzlich der vollständige Name, sowie ggf. das Profilbild und die Verlinkung zum Teilnehmendenprofil angezeigt. |
| Gruppenchat* | Die Nutzer haben die Möglichkeit, Kommentare, Bilder, Videos und Dokumente im Gruppenchat zu posten. Jeder Nutzer kann diese Beiträge ansehen und mit eigenen Kommentaren darauf antworten. |
| Teilnehmendengruppen-Segmentierung* | Mithilfe dieser Funktion können Nutzer in Gruppen eingeordnet werden, um für diese gewisse Informationen innerhalb der EventApp einsehbar oder nicht einsehbar zu stellen. Auch können gezielt Push-Nachrichten an bestimmte Gruppen gesendet oder sie für einen eigenen Chatkanal freigeschaltet werden. |
| Orte | Mit dieser Funktion kann man den Nutzern die Navigation an der Veranstaltungslocation erleichtern, indem man Raumpläne, Beschreibungen oder Google-Maps Ortungspunkte hinzufügt. |
| Aussteller | Mittels dieser Funktion kann man Aussteller in einer Liste geordnet anzeigen lassen und gruppieren. Der Eintrag eines jeden Ausstellers kann sein Bild, eine Beschreibung, Links, Videos und herunterladbare Dokumente beinhalten. |
| Sponsoren | Wenn die Veranstaltung Sponsoren hat, kann der Eventmanager diese in eine Liste einfügen und sie nach dem Grad der Zusammenarbeit ordnen. Die Registerkarte kann z.B. ein Bild, eine Beschreibung und Links auf soziale Netzwerke der Sponsoren beinhalten. |
| Sponsorenkarusell | Den Hauptsponsoren kann man einen Premium-Platz anbieten, indem sie sie auf der Startseite der App in ein rotierendes Karussell platziert werden. |
| Dokumente* | Mit der Funktion „Dokumente“ werden Dokumente über das Backend eingespielt und in der App zur Verfügung gestellt. Der Nutzer kann die Dokumente auf dem Endgerät speichern, indem er ein Dokument auswählt und das Download-Symbol bestätigt. Außerdem können Dokumente über das Teilen-Symbol über Anwendungen Dritter, die sich auf dem Endgerät befinden, geteilt werden. |
| Bildergalerie* | In der Bildergalerie werden Bilder und Impressionen der Veranstaltung über das Backend eingespielt und in der App zur Verfügung gestellt. Der Nutzer kann die Bilder auf dem Endgerät speichern, indem er ein Bild auswählt und das Download-Symbol bestätigt. Dazu benötigt die App Zugriff auf den Gerätespeicher des mobilen Endgeräts. Außerdem können Bilder über das Teilen-Symbol über Anwendungen Dritter, die sich auf dem Endgerät befinden, geteilt werden. |
| Videogalerie* | In der Videogalerie werden Videos und Impressionen der Veranstaltung über das Backend eingespielt und in der App zur Verfügung gestellt. Der Nutzer kann die Videos auf dem Endgerät speichern, indem er ein Video auswählt und das Download-Symbol bestätigt. Dazu benötigt die App Zugriff auf den Gerätespeicher des mobilen Endgeräts. Außerdem können Videos über das Teilen-Symbol über Anwendungen Dritter, die sich auf dem Endgerät befinden, geteilt werden. |
| Fragebogen* | Bei dem In-App-Fragebogen stehen dem Nutzer bis zu 5 verschiedene Fragetypen zur Auswahl: Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, Freitexteingabe, eine Bewertungsskala von 1 bis x und eine 5-Sternebewertung. Die hierbei erhobenen Daten werden im Backend gespeichert. |
| 5-Sterne Feedback | Die Verwendung der Feedback-Funktion (Sternebewertung) ist optional und kann zu jedem Referierenden oder Programmpunkt durch den Eventmanager aktiviert werden. Die Feedbackvergabe der App-Nutzer wird anonym übermittelt. |
| Notizen | Mittels dieser Funktion kann der Nutzer in verschiedenen Bereichen der App Notizen anlegen, z.B. bei Programmpunkten oder Referierenden. |
| Einbindung von Webseiten | Diese Funktion ermöglicht es Webseiten und Webanwendungen Dritter in der App zu integrieren. |
| Custom Menüpunkte | Von den Custom Menüpunkten können beliebig viele angelegt und frei gestaltet werden. Diese Menüpunkte dienen zum Ansammeln und Bündeln gewisser Informationen, wie z.B. Codes of Conduct, Corona FAQ´s oder Freizeitaktivtäten. |
| Meine Favoriten | Diese Funktion dient dem Nutzer dazu Referierende, Aussteller, Sponsoren und Teilnehmende in seiner Favoritenliste abzulegen. |
| Matchmaking | Mit dem Matchmaking kann man nach dem, Ich suche - Ich biete Prinzip, gezielt andere Nutzer finden. Ausgewählt werden Fähigkeiten (Kennwörter) die der Nutzer selbst anbietet und bei anderen Nutzern sucht. Die für das Matchmaking gewählten Kennwörter sind ausschließlich im Frontend mit den Personen verknüpft. |
| Gamification* | Mit der Gamification-Funktion hat der Nutzer die Möglichkeit an Quizze teilzunehmen. Anhand der richtig beantworteten Fragen und Schnelligkeit, erhält der Nutzer Punkte. Die Nutzer werden mit ihrem vollständigen Namen und mit der Gesamtpunktzahl in der App in einer Art Rangliste dargestellt. |
| Social Media | Die Funktion bietet dem Eventmanager die Möglichkeit Nutzern Zugang zu allen sozialen Netzwerken schaffen, die mit der Veranstaltung verbunden sind. Der Nutzer kann die sozialen Profile direkt von der Veranstaltungs-App aus besuchen. |
| Live-Voting | Die Echtzeit-Abstimmungen werden anonym übermittelt. Die Ergebnisse werden anschließend in einem dynamischen Balken- oder Kreisdiagramm über eine Webseite auf einer Großleinwand dargestellt. |
| Liken von Fragen | Die Nutzer können die Fragen, die sie am interessantesten finden liken, so dass die Fragen durch die Referierenden priorisiert beantwortet werden können. |
| Abstracts | Abstracts sind kurze und aussagekräftige Beschreibungen von wissenschaftlichen Reports, die als PDF´s in der App strukturiert und organisiert zu Themen angelegt werden können. |
| Persönliche Daten* | Mithilfe dieser Funktion besteht die Möglichkeit, jedem Nutzer individuelle Dateien, wie z.B. PDF´s, anzeigen zu lassen. |
| Self-Check-In* | Mit der integrierten Self-Check-In Funktion, können Nutzer sich über das Einscannen von QR-Codes selbst erfassen. |
Funktionen des Teilnehmermanagements
| Name der Funktion | Kurzbeschreibung |
| Registrieren über ein Registrierungsformular* | Über das Registrierungsformular (Webseite), können sich Nutzer für eine Veranstaltung registrieren. Dabei werden die Daten aus der Eingabemaske übermittelt und ein Benutzerkonto automatisch für die App erstellt. Die Pflicht- und optionalen Felder sind in den Datenschutzhinweisen und in diesem Bereich aufgelistet. Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Registrierungsprozesses die Einwilligung des Nutzers eingeholt und auf diese Datenschutzhinweise verwiesen. Die Benutzerdaten können im Seitenmenü der App unter "Mein Profil" und ggf. im Editiermodus des Registrierungsformulars geändert werden. |
| E-Mail-Kommunikation* | Mithilfe dieser Funktion, lassen sich personalisierte E-Mails für die Kommunikation zur Veranstaltung, Registrierung und Event-App erstellen. Diese E-Mails können automatisiert, terminiert oder manuell an die E-Mail-Adressen der Nutzer versendet werden. Insofern aktiviert, können Nutzer mittels eines Editier-Buttons in den E-Mails, auf ihr vorausgefülltes Registrierungsformular gelangen, um dort Änderungen vorzunehmen. |
| Check-In (QR-Code)* | Zu den verschiedenen Örtlichkeiten einer Veranstaltung können Checkpoints eingerichtet werden. Das passieren der Nutzer an diesen Checkpoints, kann anhand einer gesonderten Check-In App, erfasst werden. |
| Akkreditierung* | Mit der Akkreditierungsfunktion lassen sich personalisierte und mit Nutzerdaten bestückte Badges erstellen. |
| Workshopanmeldung (Kontigente)* | Über diese Funktion können Nutzer sich (verbindlich) zu Workshops anmelden. Die Anmeldung wird mit Namen des Nutzers erfasst. Zudem besteht die Möglichkeit die Workshops mit einem Sitzplatzkontingent zu limitieren. |
| Einlasskontrolle* | Mit der Kombination „Workshopanmeldung“ und „Check-In“, kann der Einlass zu den einzelnen Workshops kontrolliert und limitiert werden. Die Funktion zeigt an, ob ein Nutzer passieren darf oder nicht. |
* Weitere Hinweise befinden sich ggf. in den Datenschutzhinweisen.
Schulungsvideos der Event-Plattform "BwEvents"
Um einen sicheren Einstieg in die Event-Plattform zu erhalten, empfehlen wir Ihnen die folgenden Schulungsvideos der Firma evenTwo GmbH anzuschauen:
Schulungsvideo 1: EventApp
Schulungsvideo 2: Teilnehmermanagement
Sollten im Anschluss noch Fragen zum Onboarding Ihres Events offen sein, wenden Sie sich gerne an das Funktionspostfach bwi.fp.bweventsapp@bwi.de.
Informationen zur Nutzung der "BwEvents" Web-App
„BwEvents“ kann als App auf mobilen Endgeräten und zusätzlich als Web-Applikation (Web-App) eingesetzt werden. Eine Web-App ist ein Anwendungsprogramm, das über das Internet per Browser abrufbar ist. Grundsätzlich enthält die Web-App die gleichen Inhalte wie die App für mobile Endgeräte. Es gibt jedoch einige Unterschiede, die nachfolgend aufgezeigt werden:
- Der Aufruf eines Events über die Web-App ist durch das Teilen eines Links möglich. Anders als bei der mobilen App muss hier kein App-Code eingegeben werden.
- Die Web-App kann nur verwendet werden, wenn sich der Nutzer vorab über ein Registrierungsformular registriert hat.
- Die Web-App kann offline nicht verwendet werden. Hierfür muss durchgehend eine Internetverbindung bestehen.
- Über die Web-App werden keine Push-Benachrichtigungen versendet.
- Standortbeschreibungen / Raumpläne können nicht mit anderen Programmpunkten verknüpft werden.
- Es ist nicht möglich einen QR-Code für die Check-In Funktion zu generieren.
- Die Funktion „Fragen an Referierende“ ist lediglich in den Programmpunkten / der Agenda abrufbar.
Die Web-App kann optional ergänzend zur App genutzt werden. Sofern Sie ihr Event ohne Registrierungsformular durchführen, ist eine Nutzung der Web-App nicht möglich. Falls Sie sich die Web-App anhand einer Demo anschauen wollen, ist dies unter folgendem Link möglich: Bw Demo Event . Für den Login nutzen Sie bitte die Zugangsdaten zum Demo-Event in der EventApp, die Ihnen im Vorfeld zugesendet wurden.
Achtungspunkte zur Nutzung der Event-Plattform "BwEvents"
Folgende Achtungspunkte sind durch Sie als Eventmanager:in sicherzustellen. Bitte prüfen Sie insbesondere diesen Bereich regelmäßig im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung Ihres Events. Im Rahmen Ihrer Kommunikationen muss insbesondere hervorgehen, dass die Nutzung der Event-Plattform freiwillig ist. Ferner sollte deutlich sein, dass für Bundeswehrangehörige die Nutzung von „BwEvents“ auf privaten Endgeräten vorgesehen ist. Das Event darf nur im Rahmen der Vorgaben der Datenschutzhinweise durchgeführt werden. Sollten in den folgenden Achtungspunkten zusätzliche Regelungen stehen, sind diese anzuwenden.
Allgemeine Achtungspunkte:
- Die Nutzung der App ist für Teilnehmende freiwillig.
- Persönliche Daten von Teilnehmenden dürfen ohne Einwilligung der Datenschutzhinweise der Betroffenen nicht im System gepflegt und verarbeitet werden.
- Die Daten dürfen nur für die Durchführung des Events im Rahmen der App verwendet werden und dürfen nicht für andere Zwecke genutzt werden. Z.B. ist das Exportieren von Datensätzen unzulässig.
- „BwEvents“ darf durch Bundeswehrangehörige ausschließlich auf privaten Endgeräten genutzt werden.
- In der Event-Plattform dürfen nur offene Informationen gepflegt, verwendet und gepostet werden.
- Sofern nicht öffentlich zugängliche Daten von Referierenden, Sponsoren, Ausstellern oder weiteren Personen in der EventApp durch Sie als Eventmanager:in gepflegt werden, ist es Ihre Verantwortung die Freigabe vom Betroffenen hierfür einzuholen.
- Bei der Verwendung von Bildern und Videos ist das Urheberrecht und das Recht am eigenen Bild zu beachten.
- Code of Conduct: Insbesondere im Gruppenchat und im Rahmen von privaten Nachrichten ist es wichtig, dass sich die Teilnehmenden gegenüber anderen Teilnehmenden so verhalten, wie sie selbst behandelt werden möchten. Das Teilen von rechtswidrigen oder diffamierenden Inhalten sollte zum dauerhaften Ausschluss aus dem Chat / des Events durch Sie als Eventmanager:in führen. Ein entsprechender Hinweis wurde für den Gruppenchat als Vorschlag in der Demo-App hinterlegt. Jedoch ist zu berücksichtigen, dass diese Information nicht im Gruppenchat fixiert werden kann und deshalb nicht zwingend von jedem Teilnehmenden gesehen wird.
- Ab dem Tag der Erstellung des Events (Backendzugang) werden nach 6 Monaten die Daten des Events archiviert. Der Zugang zur Event-Plattform ist nicht mehr möglich. Nach weiteren 6 Monaten werden alle Daten des Events gelöscht.
- Die Events sollten in Deutschland durchgeführt werden. Sofern der Nutzerkreis nicht deutschsprachig ist oder die Veranstaltung nicht auf deutschem Boden durchgeführt wird, muss der Eventmanager / die Dienststelle sicherstellen, dass die rechtlichen Vorgaben Vorort eingehalten werden.
- Die bereitgestellten Zugangsdaten zur Event-Plattform sollten durch Sie nach Möglichkeit nicht geändert werden. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass das Support-Team in Sonderfällen Zugriff auf die Anwendungen hat.
Achtungspunkte Registrierung:
- Für die Registrierung für ein spezifisches Event werden folgende notwendige Daten erhoben:
- Vorname,
- Nachname,
- E-Mail-Adresse,
- Dienstgrad/Funktion,
- Passwort (verschlüsselte Übertragung).
- Im Rahmen der Registrierung können gemäß Datenschutzhinweisen ggf. folgende Daten freiwillig durch den Nutzer angeben werden:
- Profilfoto,
- Unternehmen/Organisation,
- Kurzbiografie,
- Links zu Webseiten und Social-Media Profilen.
Weitere Daten als die hier genannten dürfen im Rahmen der Registrierung über das Registrierungsformular durch die Eventmanager:in nicht erhoben werden. Sofern Sie als Eventmanager:in im Rahmen der Registrierung Anmeldungen zu Workshops oder Teilnehmendengruppen abfragen möchten, ist hierzu vorab eine Freigabe über folgendes Funktionspostfach einzuholen: bwi.fp.bweventsapp@bwi.de.
Die Inhalte der Einwilligungserklärungen in die Datenschutzhinweise dürfen durch die Eventmanager:in nicht verändert werden und müssen wie folgt lauten:
Inhalte_Einwilligungserklärung.pdf
Achtungspunkte Backend EventApp:
- Es gibt im Bereich „Configuration“ im Teilnehmermanagement die Möglichkeit ein gleiches Passwort für alle Teilnehmenden zur Anmeldung in der App zu vergeben. Dies ist technisch über die Funktion „Password for Attendees created in integrations“ möglich. Aus Sicherheitsgründen darf diese Funktion nicht genutzt werden! Jeder Teilnehmende soll ein individuelles Passwort nutzen, welches vom System im Rahmen des Teilnehmermanagements automatisch generiert wird. Diese Funktion ist relevant, wenn Sie ein Registrierungsformular nutzen.
- Sofern Sie bei Ihrem Event ein Registrierungsformular verwenden, ist im Backend des Teilnehmermanagements unter dem Bereich „Configuration“ --> „Event configuration“ der Registration Type „Public Registration“ voreingestellt. Diese Auswahl ist beizubehalten. Eine „Private Registration“ ist nicht möglich.
- Sofern Sie als Eventmanager die Akkreditierungsfunktion des Teilnehmermanagements nutzen, müssen die Badges durch die Dienststellen selbst gedruckt werden.
Achtungspunkte Backend Teilnehmermanagement:
Hinweise zu Bild- und Videomaterialien:
- Anforderungen an das eventspezifische Header-Bild für die App: 1536 x 750 – 950 px; jpg/jpeg. Der Auswahlbereich/ graue Auswahlkasten im Bilderupload muss beim Upload auf die maximale Breite und Länge gezogen werden.
- Anforderungen an das eventspezifische Header-Bild für das Registrierungsformular: 1920 x 700 – 900 px Die Maximalgröße je Bild in der Bildergalerie ist 2 Mb. Falls mehrere Bilder in einer zip-Datei hochgeladen werden, ist die Größe irrelevant. Das System reduziert die Größe automatisch.
- Die Maximalgröße je Video in der Videogalerie ist 100 Mb.
- Die Maximalgröße je Dokument ist 5 Mb.
Ansprechpartner:innen für Eventmanager:innen bei Fragen zu "BwEvents"
Sollten Sie Rückfragen im Rahmen des Onboardings Ihres Events haben, wenden Sie sich an 90 988 2 5757 oder an das Funktionspostfach bwi.fp.bweventsapp@bwi.de.
Ansprechpartner:innen für Teilnehmende bei Fragen zu "BwEvents"
E-Mails welche aus dem Teilnehmermanagement versendet werden, haben folgenden Absender kontakt@bweventsapp.de. Dabei wird es sich künftig um eine no-reply E-Mail- Adresse handeln. Um trotzdem auf entstehende Anfragen von Teilnehmenden eingehen zu können, ist es wichtig das Sie pro Veranstaltung eine:n Ansprechpartner:in festlegen. Die E-Mail Adresse des Ansprechpartners / der Ansprechpartnerin ist in den E-Mail Templates an folgender Stelle zu hinterlegen: Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an: <<Hier E-Mail einfügen>> / If you have any queries, please contact: <<insert your E-Mail here>>.