BWI digitalisiert Luftfahrtamt der Bundeswehr

Das Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr (BAAINBw) hat die BWI Anfang Juli mit der weiteren Digitalisierung des Luftfahrtamts der Bundeswehr (LufABw) beauftragt. Das Projekt soll Abläufe und Anwendungen der Behörde verbessern und gleichzeitig für die Digitalisierung vorbereiten. Zudem soll eine robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) eingeführt werden. Ziel ist es, Aufgaben effizienter bearbeiten und Mitarbeiter von repetitiven Tätigkeiten entlasten zu können.

Wie in vielen anderen Bereichen von Wirtschaft und Verwaltung macht der Fachkräftemangel auch vor dem in Köln beheimateten Luftfahrtamt nicht halt. Vor allem höherwertige Dienstposten mit qualifiziertem Personal zu besetzen, wird für die Behörde, die Aufgaben für den sicheren und einsatzorientierten militärischen Flugbetrieb der Bundeswehr wahrnimmt, immer schwieriger. Damit das Amt mit seinen rund 400 militärischen und zivilen Mitarbeitern auch in Zukunft seinen Auftrag erfüllen kann, machte dessen Leitung im vergangenen Jahr aus der Not eine Tugend und startete eine Digitalisierungs- und Automatisierungsoffensive.

Innovation als Chance

2018 begannen BWI und Bundeswehr damit, erste Verbesserungen und Schritte zur kurzfristigen Unterstützung des Luftfahrtamtes umzusetzen. Dabei wurden in der ersten Projektphase kritische Prozesse analysiert und Verbesserungsvorschläge im Hinblick auf deren Digitalisierung erarbeitet. Für einen dieser sich wiederholenden, administrativen Arbeitsvorgänge baute die BWI exemplarisch einen Demonstrator für einen Software-Roboter. Parallel wurde ein langfristiges Zielbild entwickelt, an dem alle Aktivitäten ausgerichtet werden. „Anders als in vielen Bereichen, in denen digitale Technologien als Stressfaktor und Bedrohung des Arbeitsplatzes empfunden werden, sieht das Luftfahrtamt Innovation als Chance“, sagt Gesamtprojektleiterin Eva Hansen vom Consulting der BWI. Die Digitalisierung bringe eine deutliche Entlastung hochqualifizierter Mitarbeiter und verschaffe mehr Zeit für wesentliche Aufgaben. „Und das schon von Anfang des Projekts an.“

In einer zweiten Projektphase hat die BWI die ersten Ergebnisse ausgebaut sowie weitere Prozess- und Toolverbesserungen umgesetzt. Dazu gehören etwa die Optimierung von Datenbanken sowie die Nutzung von dienststellenübergreifenden Fileshares anstelle des E-Mail-Versands von Informationen. „Zudem haben wir den RPA-Demonstrator zu einem Proof of Concept weiterentwickelt und in das IT-System der Bundeswehr integriert“, so der zuständige Programm-Koordinator der BWI Dr. Achim Becker. Darüber hinaus wurde ein Konzept für ein zentrales, integriertes Lizenzierungssystem erarbeitet. Es soll das Amt künftig dabei entlasten, die über 15.000 Lizenzen für fliegerisches Personal zu verwalten.

Fokus auf den Nutzern

An den Ideen und dem Entstehungsprozess eines digitalen Amtes sind viele Akteure beteiligt. Besondere Aufmerksamkeit legt das Projektteam der BWI neben Stakeholdern und Experten auf die Anwender und ihre Bedürfnisse. „Dieser nutzerorientierte, kollaborative, prototypgetriebene und iterative Ansatz ist der wichtigste Erfolgsfaktor für das Projekt“, ist Hansen überzeugt.

Mitte Juni stellte das Projektteam der BWI die bisherigen Ergebnisse Vertretern des Luftfahrtamts, des BAAINBw sowie des Bundesministeriums der Verteidigung vor. Die Resonanz war sehr gut. Insbesondere die für die Nutzer kurzfristig spürbaren Verbesserungen und die gleichzeitig strategische Ausrichtung auf innovative Technologien hätten überzeugt. „Wir können das Projekt fortsetzen. Damit ist der Weg in die digitale Zukunft des Luftfahrtamts bereitet“, freut sich Eva Hansen.

Mehr über Software-Roboter und die Digitalisierung im Luftfahrtamt der Bundeswehr finden Sie im Blog der BWI LEVEL UP+.

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