Automatisierung und Standardisierung im Kommunikationsverbund Lotus Notes

Redaktion BWI

Unternehmen, Bundeswehr

Nach den US-Teilstreitkräften Navy, Air Force und dem Marine Corps ist die Bundeswehr einer der größten militärischen Anwender dieser Groupware von IBM. Die Betriebskennzahlen verdeutlichen den Umfang: Das Mailaufkommen bei den deutschen Streitkräften beläuft sich monatlich auf rund 25 Millionen Nachrichten. 200.000 Mailbriefkästen, davon 30.000 Organisationsbriefkästen sowie zahlreiche Applikationen werden auf zirka 100 Servern betrieben.

Betreut wird der KVLNBw von der BWI Systeme GmbH, die in diesem Zusammenhang eine Vielzahl an Services anbietet. Hierzu zählen die Anlage von Mailbriefkästen, die Pflege von Zugriffsgruppen für Organisationsbriefkästen und von Mailverteilern sowie die Administration von zahlreichen Applikationen. Auch die Änderung von Quotastufen auf Anforderung des Kunden, also die jeweilige Zuweisung von Speicherplatz zu einem Mail-Postfach, zählt zu den Dienstleistungen der BWI. Darüber hinaus stellt die Groupware Lösung den Bundeswehr-Nutzern ein Lotus Notes-Adressbuch, ein Applikationsverzeichnis, ein Anforderungssystem sowie eine Hilfs- und Informations-Plattform für die Onlinenutzung zur Verfügung.

 

Effiziente Prozesse stellen Betrieb sicher

Durchschnittlich 50.000 Änderungsaufträge bearbeitet das KVLNBw-Team der BWI im Monat. Die Neuausrichtung der Bundeswehr bringt aktuell monatlich zusätzliche 20.000 Änderungsaufträge an den Datenbeständen mit sich. Dabei ist das Betriebsteam des KVLNBw im Laufe der Jahre deutlich kleiner geworden. Waren vor HERKULES noch mehrere hundert Bundeswehr-Mitarbeiter für die Administration eingesetzt, wird die Notes-Umgebung heute von rund 45 BWI-Mitarbeitern sowie von Soldaten aus dem Steuerungs- und Kontrollelement (SKE) betreut. Der weit fortgeschrittene Grad der Standardisierung und Automatisierung macht es möglich, diese große und komplexe Infrastruktur mit einem kleinen kompetenten Team zu betreiben. An diesen effizienten Strukturen zeigt sich deutlich der Mehrwert der Modernisierungen im Zuge des Projekts HERKULES.

 

Neuanträge werden automatisch verarbeitet

Den KVLNBw kann man sich wie eine Fabrik vorstellen. Der Besteller setzt mit seinem Neuantrag sozusagen das Fließband in Gang. Ist der Neuantrag freigegeben, wird das elektronische Bestellformular automatisch der zuständigen Stelle in der Bundeswehr zur Genehmigung vorgelegt. Hier genügt ein Mausklick, um den Antrag zu bewilligen. Danach wird er wiederum automatisch in den Backend-Systemen verarbeitet. Ein komplexer Zuordnungsprozess sorgt dann dafür, dass der Antrag zur Registrierung weitergeleitet wird. Hier werden vollautomatisch Maildatenbanken angelegt, Zugriffsrechte gesetzt und die persönliche Identifizierungsnummer an den Nutzer versendet. Ebenso vollautomatisch erfolgt die allabendliche Synchronisation des KVLNBw mit dem Zentralen Verzeichnisdienst der Bundeswehr.

 

Fehlerquote liegt im Promillebereich

Bei allen Prozessen in der Lotus Notes-Fabrik orientiert sich das BWI-Team an einer Faustregel seines Kunden, das mit einem technischen Prinzip in Flugzeugen vergleichbar ist: das sogenannte Dark Cockpit. Flugzeugcockpits sind so entwickelt, dass keine Schalter oder Lämpchen erleuchtet sind. Nur bei Fehlern gehen Lichter an. Es kommt selten vor, dass im KVLNBw Lampen leuchten. Die Fehlerquote liegt im Promillebereich und Fehlermeldungen an den Kunden sind die Ausnahme.

 

 

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