©Bundeswehr/ Marco Dorow (m.)

Wie die BWI das Personalwesen der Bundeswehr weiter digitalisiert

Redaktion BWI

Digitalisierung, Bundeswehr

Das Einkleiden der Bundeswehr ist bislang ein zeit- und kostenintensiver Prozess. Soldat*innen werden händisch vermessen und dokumentiert, Artikel je nach Vorratslage von den 24 Service-Standorten mit Bekleidungspool aus vergeben. Nicht selten müssen Rekrut*innen während ihrer ersten Diensttage auf private Kleidung zurückgreifen. Und in vielen Fällen passen die bereitgestellten Uniformen nicht richtig. Bei jährlich rund 16.500 Rekrut*innen werden so 560.000 Stunden reine Dienstzeit für den Einkleidungsprozess aufgewendet und mehr als 500.000 Kilometer zurückgelegt.

Die Innovationseinheit BWI innoX hat zusammen mit dem Wehrwissenschaftlichen Institut für Wehr- und Betriebsstoffe (WIWeB) den Einkleidungsprozess digitalisiert. Die in einem Innovations-Experiment entstandene App „BundesWEAR“ beschleunigt mithilfe von zwei eingebundenen KI-Anwendungen den Vorgang von mehreren Tagen auf wenige Minuten pro Person. Der Sprachassistent der Applikation weist Anwender*innen an, wie sie ihr Smartphone positionieren und sich davor aufstellen und bewegen müssen. Währenddessen vermisst die App die Person und wählt anschließend die passenden Größen aus. Die Bestellungen lassen sich dann wahlweise nach Hause oder direkt in die Kaserne liefern. Der integrierte Retourenprozess hilft der KI, zu lernen und sich hinsichtlich der Passgenauigkeit stetig zu verbessern.

Das initiale Innovations-Experiment wurde erfolgreich abgeschlossen und wartet nun auf die nächsten Schritte – dann auch mit Ausblick auf Einsatz bei allen anderen Angehörigen der Truppe.

„Die App läuft dynamisch auf einem Laptop oder einem Smartphone, ist intuitiv zu bedienen und spart sowohl Zeit als auch Kosten.“

René Tedeski, CEO I&T innoX, BWI GmbH

Digitales Onboarding

Wenn Soldat*innen in eine neue Dienststelle versetzt werden, könnten sie zukünftig an den ersten Tagen und Wochen den Onboarding Assistent Bw nutzen. Dazu laden sie eine App auf ihr privates Smartphone und scannen den personalisierten QR-Code ein, den ihnen die Personalabteilung im Vorfeld zur Verfügung gestellt hat.

Die App zeigt den Nutzer*innen zu jeder Zeit auf, welche Onboarding-Stationen sie bereits absolviert haben, welche noch ausstehen und in welcher Reihenfolge sie sie ablaufen müssten. Ihr Fortschritt wird dabei getrackt und direkt an die Personalabteilung weitergegeben.

Die BWI-Innovationseinheit Schmiede hat das Minimal Viable Product entwickelt und damit eine Lösung präsentiert, die die althergebrachten Laufzettel ersetzen kann. Zu oft ist im papiergebundenen Ablauf unklar, wo Abhängigkeiten zwischen den Stationen bestehen, welche Stationen für die einzelnen Soldat*innen relevant sind und wie weit das Onboarding bereits fortgeschritten ist. Die App verspricht hingegen transparente, effiziente und personalisierte Prozesse.

Die ersten Bundeswehrangehörigen des Kommando Cyber- und Informationsraum konnten den Onboarding Assistent Bw bereits erfolgreich testen und haben damit den Anstoß zu einer möglichen Verstetigung gegeben.

Mit dem privaten Rechner im Homeoffice

Eine Besonderheit der Onboarding-App ist ihr Einsatz auf privaten Endgeräten – keine Selbstverständlichkeit bei der Bundeswehr. Denn strenge Vorschriften und Sicherheitsvorkehrungen machen ein dienstliches IT-Umfeld in den meisten Fällen notwendig. Vor allem während der COVID-19-Pandemie bekamen das viele Soldat*innen zu spüren: Homeoffice war für sie nicht möglich, selbst der Zugang zu dienstlichen E-Mails blieb ihnen verwehrt. Die Dienststellen bemühten sich zwar, mobile IT zur Verfügung zu stellen, es konnten aber nicht alle Bundeswehrangehörigen mit Telearbeitsplätzen ausgestattet werden.

Der Cyber Innovation Hub der Bundeswehr, eine weitere Innovationseinheit der BWI, hat daher das Digitalisierungsvorhaben Bootstick auf den Weg gebracht. Sein Ziel: die Lücke schließen und ermöglichen, in Zukunft auch mit privater IT auf das dienstliche IT-Umfeld zuzugreifen.

Anwender*innen können dann mit dem Bootstick von ihrem privaten Endgerät eine sichere VPN-Verbindung zu einer dienstlichen Terminalserver- oder Virtual-Desktop-Infrastruktur (VDI) aufbauen. Der Bootstick wird dabei eine isolierte Umgebung starten, die weder auf das Betriebssystem noch die Festplatte oder andere Speichermedien der genutzten Hardware zugreifen kann. Sobald die Testphase abgeschlossen und die Verstetigung in der Truppe eingeleitet ist, lässt sich innerhalb kürzester Zeit ein dienstliches IT-Umfeld bereitstellen, ohne kostspielige Hardware anschaffen zu müssen. Und das sichert wiederum die Arbeitsfähigkeit der Bundeswehr und macht sie auch in Krisenzeiten schnell reaktionsfähig.

Personalmanagement mit Potenzial

Viele Tausend Soldatinnen und Soldaten der Bundeswehr durchlaufen täglich die Prozesse des Personalmanagements. Bislang sind die Vorgänge meist analog, zeitaufwändig und mit hohen Kosten verbunden. Deshalb treibt die BWI als starker Partner die digitale Transformation des Personalwesens der Bundeswehr voran. Viele Ideen und Optimierungsvorschläge wurden bereits angestoßen, konzipiert, entwickelt und wie die drei vorgestellten Beispiele in ersten Anwendungen erprobt.

So unterschiedlich die Ansätze der BWI auch sind, zeigen sie doch als Blaupausen auch Potenziale auf: Und zwar nicht nur in der Bundeswehr, sondern auch in anderen staatlichen Organisationen in Deutschland, die beim Personalmanagement einen ähnlichen Bedarf an effizienten, digitalen Lösungen haben.

Das könnte Sie auch interessieren: