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Sichere digitale Identitäten: Wie das PDF aus der Bewerbung verschwand

Redaktion BWI

Karriere, Unternehmen

Unsere Gesprächspartner: Frank Hornbach, Strategic Advisor bei der BWI-Innovationseinheit innoX, und Marina Muster, eine fiktive neue Mitarbeiterin der BWI*.

Marina, du hast dich erst kürzlich bei der BWI beworben – und den Job bekommen, Glückwunsch! Beim Bewerbungsprozess hast du deine digitalen Identitäten genutzt. War das leicht?

Marina Muster: Ja, das klappte problemlos und ging wirklich schnell. Ich musste nicht wie früher mühsam meine Zeugnisse und Zertifikate einscannen und als PDF verschicken. Mit nur wenigen Klicks lagen der BWI alle gewünschten Nachweise in digital verifizierbarer Form vor – dank meiner Wallet-App auf dem Smartphone, die wie eine digitale Brieftasche funktioniert.

 

Das klingt ja wirklich einfach. Frank, was steckt denn technologisch dahinter?

Frank Hornbach: Seit einiger Zeit nutzt die BWI die Technologie der selbstbestimmten Identitäten, sogenannte Self Sovereign Identities, für den Bewerbungsprozess. Das hat die Bewerberauswahl für unser HR-Team viel einfacher und den Prozess deutlich effizienter und schneller gemacht.

 

Self Sovereign Identities – was bedeutet das genau?

Frank Hornbach: Dass wir die mit unserem Personalausweis verknüpfte digitale Identität, die sogenannte eID, mit dem Smartphone verwalten können, kennen wir ja schon länger. Ein Gesetz, das dies ermöglicht, wurde bereits im Mai 2021 verabschiedet. Im Herbst 2021 erhielten dann alle Bürger in Deutschland Zugang zu dieser Möglichkeit. Mittlerweile lassen sich neben dem Personalausweis als nationale Identität aber auch viele andere Nachweise über Qualifikationen und Besitzstände verwalten, zum Beispiel Urkunden oder Zeugnisse. Benötigt wird lediglich eine App, die sogenannte ID-Wallet. Das ist so etwas wie ein persönlicher digitaler und mobiler Aktenschrank, in dem wir wichtige Dokumente stets mit uns führen. Entscheidend dabei ist, dass die Nachweise von autorisierten und vertrauenswürdigen Organisationen ausgestellt werden. Beim Personalausweis ist das beispielsweise die Bundesdruckerei, bei Schulzeugnissen die jeweilige Bildungseinrichtung. Effektiv verwaltet werden diese digitalen Identitäten ausschließlich von den Besitzerinnen oder Besitzern. Ein großer Vorteil, denn sie haben die volle Datenhoheit und entscheiden jederzeit selbstbestimmt, ob und welche Daten sie hinterlegen und mit wem sie diese teilen.

 

Du verwaltest also deine digitale Identität selbst, Marina?

Marina Muster: Ja, ganz genau. Ich nutze seit einiger Zeit meine digitalen Identitäten auf dem Smartphone. Alle wichtigen Nachweise für eine Bewerbung sind dort inzwischen verfügbar: meine Zeugnisse, vom Abitur bis hin zu Hochschule, aber auch Arbeitszeugnisse meiner früheren beruflichen Stationen sowie Zertifikate über Qualifikationen und Weiterbildungen, die ich im Laufe meines Arbeitslebens erworben habe. Es ist wirklich toll, dass inzwischen immer öfter zusätzlich zur klassischen Papierversion solche digitalen Nachweise von Unternehmen und Organisationen zur Verfügung gestellt werden.

 

Und wie läuft so eine Bewerbung mithilfe von sicheren digitalen Identitäten ab?

Marina Muster: Ich war auf der Suche nach einem neuen Job und hatte mir deshalb ein paar Tage Urlaub genommen, die ich an der Ostsee verbrachte. Über das Bewerbungsportal der BWI habe ich dann die Stellenausschreibung gefunden. Die Bewerbungsmaske war schnell mit meinen persönlichen Daten befüllt, denn die habe ich direkt und ganz ohne zusätzliches Abtippen aus der ID-Wallet übernommen. Dann ein kurzes Anschreiben formuliert und die Bewerbung abgeschickt. Nachweise über meine Qualifikationen wurden von der BWI erst im zweiten Schritt angefordert. Die konnte ich dann – quasi vom Strandkorb aus – mit einem Klick direkt aus meiner Wallet an das Bewerbungsportal übermitteln. Im Vergleich zu meinen früheren Bewerbungen ging das viel schneller – und ich behalte den Überblick, was übermittelt wurde. Ich muss mir auch keine Gedanken mehr machen, wie ich Nachweisdokumente sicher versende. Denn bislang ging das oft nur per Briefpost oder E-Mail, was im Prinzip ja alles andere als sicher ist.

 

Wie funktioniert das technisch?

Frank Hornbach: Es geht um das sogenannte Vertrauensdreieck zwischen Aussteller, Halter und Verifizierer. Der Aussteller eines digitalen Nachweises übermittelt diesen verschlüsselt an den Halter, der ihn der eigenen Identität in der Wallet auf dem Smartphone hinzufügt. Zugleich dokumentiert der Aussteller in einem dezentralen Register, dass er einen konkreten Nachweis erstellt hat. Im Register steht aber weder der Empfänger noch was genau der Nachweis beinhaltet. Wenn nun der Halter den Nachweis teilt, wie in diesem Fall Marina mit der BWI, fungiert der Empfänger dieser Information als Verifizierer der verschlüsselten Information. Der Verifizierer prüft in dem dezentralen Register, ob der von Marina präsentierte Nachweis auch tatsächlich vom genannten Austeller erstellt wurde.

 

Das heißt, Aussteller und Verifizierer kommen dabei nicht direkt miteinander in Kontakt?

Frank Hornbach: Korrekt. Und erst wenn der Nachweis gültig ist, werden überhaupt Daten übertragen. Wichtig ist: Das sind dann nicht die Nachweise selbst, sondern nur die tatsächlich angeforderten Datenattribute. Im Fall von Marina zum Beispiel: Wann hat die Bewerberin ihren Hochschulabschluss erlangt und an welcher Hochschule? In welchem Studienfach und mit welcher Gesamtnote?

 

Bewerberinnen und Bewerber haben es damit ja auf jeden Fall leichter, aber wie profitiert das Unternehmen davon?

Frank Hornbach: Die BWI und sicher auch andere Unternehmen haben dadurch viele Vorteile. Die Prozesskosten für den Bewerbungsprozess haben sich bei uns enorm verringert, weil die Sichtung und Prüfung der Bewerbungsunterlagen inzwischen viel weniger Zeit in Anspruch nimmt und an manchen Stellen sogar komplett automatisiert werden konnte. Das Verfahren bietet zudem ein hohes Maß an Vertrauen: Wir wissen genau, welche Qualifikationen und Daten die Bewerberin uns genannt hat – und dass dies der Wahrheit entspricht. Früher mussten wir im Prinzip einfach glauben, dass die eingereichten Fotokopien oder die gescannten Dokumente korrekt sind – und haben bei begründetem Verdacht notfalls nachgeprüft. Heute können wir jeden Nachweis digital und automatisiert über das dezentrale Register auf Gültigkeit prüfen. Die Register werden über Identitätennetzwerke wie IDunion zur Verfügung gestellt. Die BWI legt inzwischen Wert darauf, dass auch ihre Geschäftspartner und Lieferanten an diese Netzwerke angeschlossen sind, um damit die Digitalisierung in Deutschland weiter voranzubringen.

Ein weiterer Vorteil: Wir müssen keine eingescannten Unterlagen verarbeiten und entsprechende Aufbewahrungs- und Löschfristen einhalten. Wir speichern lediglich die Information darüber, dass die benötigten Unterlagen digital als gültig verifiziert wurden. Damit haben wir auch weniger Verwaltungsaufwand und halten zugleich alle Datenschutzvorgaben ein.

 

Und nach der Bewerbung?

Frank Hornbach: Auch da greifen Prozesse, in denen digitale Identitäten zum Einsatz kommen. Die BWI hatte Marina zum Bewerbungsgespräch eingeladen. Die Einladung enthielt einen QR-Code, mit dem sie am BWI-Standort als registrierte Besucherin digital einchecken konnte. Mithilfe ihrer eID hat sie sich vor Ort ausgewiesen und einen digitalen Besucherpass in ihre ID-Wallet bekommen, um für den Zeitraum des Besuchs Zugang zum Gebäude zu erhalten. Früher mussten wir dafür extra beim Empfang anrufen oder eine E-Mail schreiben und den Besuch vorankündigen. Marina hätte sich dann vor Ort manuell in eine Besucherliste eintragen müssen und einen Gästeausweis bekommen.

Marina Muster: Bereits kurz vor meinem ersten Arbeitstag hatte ich auch schon meinen digitalen Mitarbeiterausweis in meiner ID-Wallet. Bei meinem früheren Arbeitgeber hatte es noch einige Tage gedauert, bis ich meinen fertig gedruckten Ausweis mit Foto in den Händen halten konnte. Mit dem digitalen Ausweis weise ich mich nicht nur innerhalb der BWI oder auf Dienstreisen beim digitalen Hotel-Check-in als Mitarbeiterin aus, sondern ich konnte von Anfang an mit meinem Smartphone auch Türen öffnen und Zutritt zu Bereichen im Gebäude erhalten, zu denen ich zugelassen bin. In meine ID-Wallet kommen nun alle Nachweise, die ich zukünftig als Mitarbeiterin der BWI erhalte. Nächste Woche nehme ich an einer Fortbildung teil und erhalte mein Teilnahmezertifikat in digitaler Form. Das kann ich dann ohne Mühe selber in meine digitale Personalakte übertragen und muss dafür nicht die Zeit meines Personalberaters beanspruchen.

 

Wie lässt sich dieser Anwendungsfall auf andere Organisationen übertragen?

Frank Hornbach: Die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten für digitale Identitäten sind natürlich besonders interessant für größere Organisationen, die einen komplexen Prozess für das Bewerbungsmanagement und das nachfolgende Personalmanagement der Mitarbeiter*innen haben. Nehmen wir zum Beispiel die Bundeswehr: Dort gehen mehrere Tausend Bewerbungen monatlich ein. Die Bewerber*innen durchlaufen mehrstufige Verfahren – Einstellungstests, Assessment Center und Präsenztermine. In diesem umfangreichen Spektrum können sichere digitale Identitäten die Effizienz erheblich steigern. Für ein Bewerbungsgespräch könnte auch gleich passgenau für den Termin die Zutrittsberechtigung zu einer Kaserne erteilt werden, ohne dass der Bewerber hier selbst tätig werden muss. Dass die Lösung geeignet ist, um den Zugang zu Bundeswehrliegenschaften sicher zu regulieren und dabei hohe Prozesskosten einzusparen, haben wir schon 2020 erfolgreich im Experiment ‚Smart Digital Badge‘ erprobt. Und Bewerber*innen sparen dabei auch viel Zeit, weil sie keine Formulare ausfüllen und an der Wache nicht unnötig warten müssen.

 

Das klingt nach viel Potenzial…

Frank Hornbach: Oh ja, ähnlich wie im Fall von Marina, könnten neue Mitarbeiter*innen der Bundeswehr gleich mit ihrem ersten Arbeitstag einen digitalen Dienst- und Truppenausweis und später die erworbenen Leistungs- und Qualifikationsnachweise digital erhalten. In ähnlicher Form lassen sich viele weitere Prozesse schrittweise digitalisieren. Nur ein Beispiel: Für viele Mitarbeiter*innen der Bundeswehr ist irgendwann eine Sicherheitsüberprüfung erforderlich, damit sie Zugang zu besonders schutzwürdigen Informationen erhalten können. Deren Ergebnisse könnten auch als digitaler Nachweis dargestellt werden. Diese Beispiele zeigen: Es gibt zahlreiche Einsatzmöglichkeiten mit viel Nutzwert für die sicheren digitalen Identitäten. Wir freuen uns darauf, diesen Veränderungsprozess weiter zu begleiten.

 

*Frank Hornbach arbeitet als Strategic Innovation Advisor bei der BWI-Innovationseinheit innoX bereits heute an mehreren Projekten zu sicheren digitalen Identitäten. Gemeinsam mit der BWI-Redaktion hat er sich auf das Gedankenexperiment eingelassen und mit unserer fiktiven Bewerberin Marina Muster die Vorteile und Potenziale der digitalen Identitäten im zukünftigen Bewerbungsprozess und darüber hinaus ausgelotet.

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