Innovative Verwaltung kann gelingen – Digitaler Staat 2020

© BWI GmbH
Redaktion BWI

E-Government

In der Verwaltung der Zukunft gilt es, die Arbeitsbeziehung von Mensch zu Mensch, aber auch von Mensch zu Maschine neu zu definieren. Die Digitalisierung fordert Beschäftigte, neue Formen der Zusammenarbeit zu erlernen. Gleichzeitig können Prozessautomatisierung beziehungsweise der Einsatz von Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) helfen, Verwaltungsabläufe effizienter und einfacher zu gestalten.

Automatisierung entlastet Verwaltungsarbeit

„Automatisierte Prozesse sind in der Verwaltung angekommen“, sagt Mike Weber, stellvertretender Leiter des Kompetenzzentrums für Öffentliche IT (ÖFIT), der das Fachforum „KI und Automatisierung“ moderierte. Erhebungen der Denkfabrik des Bundesinnenministeriums ergeben, dass in vielen Städten und Gemeinden die Ausstellung von Parkausweisen bereits vollautomatisch liefe. Zudem beantworten Chatbots einfache Behördenanfragen und Steuerbescheide würden automatisiert versendet. „Das Spektrum an Automatisierungsmöglichkeiten ist breit und wird in Zukunft noch intensiver genutzt werden“, so Weber. Überall dort, wo sich Prozesse durch einfache Regeln steuern lassen, lohne sich Automatisierung. Damit bliebe den Mitarbeitenden mehr Zeit für wichtige Aufgaben.

 

Das ist ein Mehrwert, den Führungskräfte in Behörden laut Panel-Teilnehmerin Lena-Sophie Müller, Geschäftsführerin der Initiative D21, noch viel stärker an ihre Teams kommunizieren müssten. Sie verdeutlichte, dass „Automatisierung und insbesondere KI als Werkzeug verstanden werden sollten. Das langfristige Ziel sei eine „Co-Arbeit“ zwischen Menschen und Maschinen. Um KI für die Arbeitswelt und Gesellschaft weiter zu erforschen, hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales Anfang März ein KI-Observatorium gegründet. Es soll künftig Handlungsempfehlungen für den Einsatz von künstlicher Intelligenz geben.

„In Zukunft müssen wir mehr in Netzwerken denken und arbeiten.“

Vincent Patermann, Geschäftsführer NExT e.V.

Neue Denkweise verinnerlichen, Wissen trainieren

Aktuell zeigen auch andere Initiativen, dass die Verwaltung auf dem Weg ist, sich agil aufzustellen. Erst kürzlich hat die Bundesregierung das Fellowship-Programm Work4Germany ins Leben gerufen. Die Programmleiterin Marie Blöcher der „Innovations-Taskforce“ berichtete auf dem Podium, dass der öffentliche Sektor viel nachholen müsse, was methodische und digitale Kompetenzen anginge. Daher sollen ausgewählte Talente aus der Wirtschaft ab Juni in den Bundesministerien für sechs Monate ihr Wissen um agile Arbeitsmethoden und -prozesse einbringen. Auch das vom IT-Planungsrat initiierte Weiterbildungsprogramm Qualifica Digitalis wird dazu beitragen, Mitarbeitende in der Verwaltung fit zu machen für den digitalen Arbeitsalltag.

 

Wie der selbstorganisierte Austausch über föderale Grenzen hinweg gelingen kann, zeigt das von Beschäftigten aus Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden gegründete Netzwerl NExT. „Ziel ist“, so Vincent Patermann, NExT-Geschäftsführer, „von- und miteinander zu lernen und Digitalisierungsprojekte schneller auf den Weg zu bringen. Verwaltungsarbeit von morgen wird davon geprägt sein in Netzwerken zu denken und zu arbeiten. Das wollen wir schon heute vermitteln“.

BWI stellt agile Arbeitspraxis der Bundeswehr vor

Auf die humorvolle Frage, ob bei der Bundeswehr Agilität auch auf Befehl ginge, antworte Matthias Görtz, Chief Technology Officer bei der BWI, im Fachforum „Agile Verwaltung“ mit einem klaren „Ja“. Er berichtete auf dem Digitalen Staat über die Arbeit der BWI als IT-Systemhaus und Digitalisierungspartner der Bundeswehr. Sein Team erlebe bei der Bundeswehr eine große Offenheit gegenüber agilen Methoden. So seien in den letzten zwei Jahren beispielsweise im Cyber Innovation Hub (CIH) rund 40 Projekte auf den Weg gebracht worden. In dem vom Bundesministerium für Verteidigung initiierten Hub, der seit Januar Teil der BWI ist, gehe man „radikal agil an Projekte heran und setze dabei konsequent auf die Nutzerzentrierung“.

Das Projekt zeige beispielhaft, wie man Lösungen nah an einem Bedarf entwickeln könne. Auch abseits dessen haben agile Arbeitsmethoden und neue Technologien wie KI, Robot Process Automation, Blockchain oder Virtual Reality längst Einzug bei den deutschen Streitkräften gehalten. Agile Methoden würden helfen, Ideen und neue Ansätze schneller zu verwerfen, aber auch schneller ans Ziel zu kommen. Dieses Tempo bräuchte man auch an anderen Stellen in der Verwaltung. Außerdem verdeutlichte Görtz, dass hinter dieser Arbeitsweise die entsprechende Kultur stehe müsse. Für ihn und sei Agilität Führungskultur und das müssten Führungskräfte vorleben. Eine wichtige Aufgabe dabei sei es, „Vertrauen aufzubauen.“

 

Diese radikal agile und nutzerfokussierte Arbeitsweise stellte Görtz anhand eines Beispiels vor: Um angehende Soldatinnen und Soldaten in Segelflug zu schulen, entwickelte der Hub in nur sechs Monaten einen Flugsimulator, der das Training mit 3D-Brillen erlebbar macht. Neben der kurzen Entwicklungsdauer fielen im Projekt auch erheblich weniger Kosten an – etwa ein Siebtel des herkömmlichen Budgets.

„Agile Methoden helfen, Ideen und Ansätze schneller zu verwerfen, aber genauso auch schneller ans Ziel zu kommen.“

Matthias Görtz, Chief Technology Officer bei der BWI

Innovative Verwaltung kann gelingen

Die Diskussionen und Erfahrungsberichte auf dem Digitalen Staat 2020 machen deutlich, dass in der Verwaltung einiges passiert, um Arbeit neu zu denken und Prozesse anzupassen. Es ist eine Frage von Offenheit und Führungskultur, innovative Technologien konsequent in die Verwaltungsabläufe zu integrieren und eine agile Arbeitskultur zu etablieren.
 

Das könnte Sie auch interessieren: