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Digitale Prozesse: Warum sie weit mehr als innovative Lösungen brauchen

Redaktion BWI

Digitalisierung

Anfang 2021 sorgte eine Nachricht aus dem Bundestag für Aufsehen: Das Parlament habe beschlossen, das Fax abzuschaffen. Also Faxgeräte raus und ab sofort E-Mails schreiben? Ganz so einfach ist es nicht. Während die moderne Arbeitswelt immer digitaler wird, sind viele Prozesse in staatlichen Organisationen nach wie vor papiergebunden. Höchste Zeit also, sie zu digitalisieren und damit einfacher und effizienter zu gestalten. Bestehende Arbeitsschritte können jedoch nicht eins zu eins ersetzt, sondern müssen hinterfragt und vielfach von Grund auf neu entwickelt werden.

Die Bundeswehr ist bei ihrer digitalen Transformation nicht alleine: Als Digitalisierungspartner und Innovationstreiber unterstützt die BWI sie. Mit seiner 15-jährigen Erfahrung an der Seite der Streitkräfte identifiziert das IT-Systemhaus neue, vielversprechende Technologien und entwickelt daraus digitale Lösungen für die Bedarfe der Nutzer*innen.

„Bring Your Own Device“ für den Ticketkauf

Hierbei setzt die BWI unter anderem darauf, auch die privaten Mobilgeräte der Mitarbeitenden einzubeziehen. Ein Beispiel dafür ist die eToken-App. Seit Mai 2020 können Soldat*innen sie nutzen, um kostenfrei mit der Bahn zu fahren. In der App können sie kurzfristig von zu Hause oder unterwegs einen eToken abrufen und das entsprechende Ticket buchen – sowohl auf dienstlichen als auch auf privaten Endgeräten. „Die Bw-eToken-App bietet den Soldatinnen und Soldaten unter Berücksichtigung der Vorgaben zu IT-Sicherheit und Datenschutz eine moderne und ansprechende Lösung zur Nutzung des kostenfreien Bahnfahrens in Uniform“, bewertet Dr. Sebastian Clauß vom Cyber Innovation Hub der Bundeswehr (CIHBw) die Innovation.

Gesteigerte Effizienz durch standardisierte Lösungen

Dabei sollen die digitalen Lösungen der BWI keine alleinstehenden Projekte bleiben, mit der sich lediglich eine einzige Herausforderung bewältigen lässt. Das IT-Systemhaus verfolgt daher verstärkt standardisierte Lösungsansätze. Wie erfolgsversprechend das sein kann, zeigen zum Beispiel die Apps USG-Online und RehaHom.

Nehmen Reservist*innen an einer Reserveübung teil, werden ihre Bezüge aus ihren Hauptberufen ausgesetzt. Das Unterhaltssicherungsgesetz (USG) spricht ihnen jedoch Ausgleichsleistungen zu. Bei jährlich zwei Übungen beantragen daher rund 20.000 Reservist*innen bis zu 40.000-mal den Unterhaltsersatz – bislang postalisch oder per E-Mail, mit kopierten oder eingescannten Formularen und Belegen. Mit USG-Online geht das nun papierlos und ohne größeren bürokratischen Aufwand. Zudem ermöglicht die Anwendung eine sichere Verarbeitung der sensiblen personenbezogenen Daten.

Ein ähnlicher Prozess liegt RehaHom zugrunde. Soldat*innen und frühere Angehörige der Bundeswehr, die im Dienst aufgrund ihrer Homosexualität benachteiligt wurden, können heute gemäß des SoldRehaHom-Gesetzes rehabilitiert und entschädigt werden. Gleiches gilt für Betroffene aus der Nationalen Volksarmee der ehemaligen DDR. Um die Antragsstellung zu vereinfachen, hat die BWI im Auftrag des Bundesverteidigungsministeriums (BMVg) ein Online-Portal eingerichtet. Betroffene können relevante Dokumente hochladen, Kontakt mit den Sachbearbeiter*innen aufnehmen und den Bearbeitungsstatus einsehen.

Da in beiden Fällen vergleichbare Prozesse digitalisiert wurden, setzte die BWI auf Standardisierung. Sie sind Beispiele dafür, wie sich Softwarelösungen adaptieren und für weitere Anwendungsfälle in der öffentlichen Verwaltung anpassen lassen. So profitiert mehr als nur eine kleine Gruppe von erprobten Infrastrukturen. Und ganz nebenbei lassen sich auch noch zusätzliche Entwicklungskosten sparen.

„Mit den beiden Anwendungen ist uns eine erfolgreiche Digitalisierung papiergestützter Prozesse im Doppelpack gelungen.“

Dr. Stefan Tilmes, Leiter Strategic Projects Innovation & Technology, BWI GmbH

Digitale Informationsgrundlage für sicherheitspolitische Entscheidungen

Mit der LIZ-Mappe hat die BWI auch im Bereich der Informationsvermittlung eine digitale Lösungen entwickelt: Ein ausgewählter Leserkreis, darunter die Ministerin und Leitung des BMVg, erhalten täglich einen Überblick über alle relevanten sicherheits- und verteidigungspolitischen Ereignisse. Bislang stellte die Leitungsinformationszentrale (LIZ) die Informationsmappe mit Hilfe von Standard-Büro-Software aus verschiedenen nationalen und internationalen Quellen zusammen. Sie bewertete die Inhalte und versendete sie anschließend als PDF per Mail. Ein zeitaufwändiger und komplizierter Prozess. Mit der digitalen LIZ-Mappe entwickelte die BWI-Innovationseinheit Schmiede in Zusammenarbeit mit dem Kommando Cyber- und Informationsraum (KdoCIR) eine ressourcenschonender Alternative: ein Redaktionstool mit dem die Artikel erstellt und gebündelt werden und eine Web- und App-Anwendung, mit der die LIZ-Mappen gelesen werden können.

„Mit der Entwicklung der digitalen LIZ-Mappe haben wir in kürzester Zeit ein Minimum Viable Product bereitgestellt, dass die Anforderungen unseres Kunden bereits in hohem Maße erfüllt.“

Jörg Plathner, Leiter Innovationseinheit Schmiede, BWI GmbH

Die BWI als Enabler

Analoge Prozesse gehören mehr und mehr der Vergangenheit an. Für die BWI heißt das, digitale Lösungen zu schaffen, die die individuellen Anforderungen der Anwender*innen erfüllen. Klar ist: Dazu müssen Nutzer*innen von Anfang an eingebunden werden. Sie sind es, die Herausforderungen benennen, Anforderungen stellen und letztlich die Alltagstauglichkeit der Innovationsexperimente testen können. Daher stehen sie im Zentrum neuer Entwicklungen.

Für die digitale Transformation einfach nur das Faxgerät gegen eine neue Telefonanlage auszutauschen, ist eindeutig zu kurz gedacht. Damit technologisch Errungenschaften ihren vollen Mehrwert in Organisationen entfalten können, müssen sich bei ihrer Entwicklung Prozessverantwortliche, kreative Köpfe und fachliche Experte mit einbringen. Bei der BWI sitzen sie bereits alle zusammen an einem Tisch – und gestalten für die Bundeswehr und weitere staatliche Organisationen die Prozesse von morgen.

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