Doch wie lässt sich ortsunabhängiges Arbeiten unternehmensweit umsetzen? Was muss sich ändern, damit das neue Arbeitsmodell gelingen kann? Und wie wird sich die neue Flexibilität auf die Zusammenarbeit in der BWI auswirken? – Antworten auf diese und weitere Fragen gibt Ilona Eulitz, Chief Human Resources Officer (CHRO) der BWI GmbH, im Interview.
Mit dem Vorhaben „Delivering Future Work“ stellt die BWI die Weichen für ortsunabhängiges und zukunftsfähiges Arbeiten. Warum macht das Unternehmen diesen Schritt?
Mit dem Projekt legen wir den Grundstein für ein zukunftsorientiertes Arbeitsmodell. Sein Fokus liegt auf mehr Selbstbestimmung über den Arbeitsort, dies gilt deutschlandweit. Wenn man bedenkt, dass Arbeitszeitflexibilisierung vor einigen Jahren das große Thema war, ist der Schritt in Richtung ortsunabhängiges Arbeiten der logisch nächste. Damit möchte die BWI mit der Zeit gehen und sich als attraktiver Arbeitgeber positionieren. Außerdem setzen wir damit ein Zeichen, als IT-Unternehmen das Vorhaben auch technisch umsetzen zu können.
Wie sieht das neue Arbeitsmodell konkret aus?
Je nach Rolle und Funktion bieten wir unseren Mitarbeiter*innen eine von drei verschiedenen ortsflexiblen Arbeitsformen an: heimbasierte, alternierende oder mobile Telearbeit. Bei der heimbasierten Telearbeit arbeiten die Kolleginnen und Kollegen primär von zuhause aus. Müssen sie gelegentlich in einer BWI-Liegenschaft arbeiten, können sie das an einem sogenannten Flex-Arbeitsplatz tun – immer dort, wo gerade einer frei ist. Bei der alternierenden Telearbeit arbeiten Mitarbeiter*innen an festgelegten Tagen zuhause und an anderen im Büro. Ihren sogenannten Wechselarbeitsplatz teilen sie sich also mit jemandem aus dem Team. Mobile Telearbeit heißt, man arbeitet nach Bedarf zuhause oder unterwegs, zum Beispiel beim Kunden oder an einen Flex-Arbeitsplatz der BWI.
Warum nicht einfach weitermachen wie bisher, im Homeoffice?
Eine berechtigte Frage, die vielfach in den Medien diskutiert wird. Doch wir haben uns aus guten Gründen dafür entschieden, Wechsel- und Flex-Arbeitsplätze in der BWI beizubehalten. Denn reines Homeoffice ist für viele eben doch keine optimale Lösung. Zum einen ist der Mensch ein soziales Wesen, das den persönlichen Austausch wertschätzt. Der Plausch an der Kaffeemaschine oder auf dem Flur lässt sich nicht so einfach ersetzen. Zum anderen ist es wichtig, die Unternehmenskultur zu vermitteln. Gerade neue Mitarbeiter*innen, die von anderen Arbeitgebern kommen und von anderen Strukturen geprägt sind, sollen den Geist der BWI wahrnehmen und spüren können.
Und warum nicht zurück zum Früher – welche Vorteile hat das neue Modell der BWI?
Damit erfüllt die BWI die Bedürfnisse zahlreicher Mitarbeiter*innen, aber auch vieler Bewerber*innen nach mehr Selbstbestimmung und Flexibilität. Zeitfresser wie die An- und Abfahrt zum Arbeitsplatz sowie Wartezeiten im Stau reduzieren sich, weniger Fahrten haben auch positive Umweltauswirkungen. Gerade aus der Generation Y fragen viele bereits in Bewerbungsgesprächen nach der Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten. Das neue Arbeitsmodell stärkt also auch die Position der BWI als attraktiver Arbeitgeber. Im HR-Bereich kann ich einige Stellen deutschlandweit ausschreiben und mehr potenzielle Kandidat*innen erreichen, da diese nicht mehr zwangsläufig umziehen müssen. Wer dank mobiler Telearbeit nicht mehr ins Büro fahren muss, kann dort wohnen bleiben, wo er oder sie sozial verwurzelt ist. Mit Familie bedeutet das: kein Schulwechsel für die Kinder, kein Jobwechsel für den Partner.
Wie kommt das neue Modell bei der BWI-Belegschaft an?
Die Resonanz ist gut: Eine Umfrage hat gezeigt, dass etwa 70 Prozent der Belegschaft nach dem neuen Modell arbeiten möchten. Die HR-Abteilung arbeitet mit Hochdruck daran, die bestehenden Verträge anzupassen. Ende 2021 sollen alle Verträge geändert sein, sofern der Wunsch danach besteht. An den Verträgen der Mitarbeiter*innen, die nicht wechseln möchten, ändert sich nichts. Ab sofort erhalten alle neu eingestellten Mitarbeiter*innen das auf ihre Tätigkeit passende Angebot für Telearbeit ab dem ersten Arbeitstag. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass die Funktion und Rolle dafür geeignet und ein gutes Onboarding sichergestellt ist. Wer jedoch zu 100 Prozent im BWI-Büro arbeiten möchte, kann sich auch dafür entscheiden.
Welche Herausforderungen bringt das neue Arbeitsmodell mit sich?
Dezentrales Arbeiten wird die Zusammenarbeit von Führungskräften und ihren Teams verändern – nach der Devise: Weg von einer sachorientierten Hierarchie hin zu einer themenorientierten Vernetzung. Deshalb ist ein Umdenken erforderlich, insbesondere bei den Führungskräften, und ein neues Verständnis von Führung. Viele fürchten eine Art Kontrollverlust. Dabei hat Führung für mich nichts mit Anwesenheit zu tun, sondern mit einer Haltung, die sich auch per Telefon oder Video-Call vermitteln lässt. Führende werden künftig mehr Ziele setzen und darauf vertrauen, dass Mitarbeiter*innen sich den Weg dorthin selbst erarbeiten. Diese Arbeitsform ist also ganz klar das Signal für eine Vertrauenskultur. Auf der anderen Seite setzt sie ein hohes Maß an Motivation und Selbstständigkeit beim Einzelnen voraus.
Welche Voraussetzungen für „New Work“ müssen in der BWI noch geschaffen werden?
Neben dem Umdenken in den Köpfen und den formalen Voraussetzungen bedarf es einer entsprechenden IT-Infrastruktur. Wie eine interne Umfrage ergeben hat, sind wir mit unserer Informations- und Kommunikationstechnologie schon gut aufgestellt. Darüber hinaus müssen wir die räumlichen Gegebenheiten anpassen. Ein externer Dienstleister unterstützt uns bei der Raumplanung und dem Design. Kleine und Großraumbüros müssen in Wechsel- und Flex-Arbeitsplätze umgestaltet werden, Möglichkeiten zum Verwahren persönlicher Gegenstände geschaffen werden. Und natürlich möchten wir Co-Working-Spaces einrichten, also Räumlichkeiten, die Austausch und Zusammenarbeit unterstützen. Außerdem benötigen wir die entsprechenden Buchungstools, um den Flex-Arbeitsplatz oder auch den Parkplatz für die Zeit der Anwesenheit zu reservieren. Ende 2022 soll die Umgestaltung an den 15 großen BWI-Standorten abgeschlossen sein.
Mir ist bewusst: Das neue Arbeitsmodell bringt große Veränderungen auf organisatorischer, arbeitstechnischer und insbesondere auf kultureller Ebene mit sich. Deshalb gehen wir schrittweise vor, um möglichst alle mitzunehmen und niemanden zu überfordern. Gleichzeitig setzt die BWI mit Delivering Future Work neue Maßstäbe für ein zukunftsorientiertes Arbeiten im Zeichen von ortsunabhängiger Co-Kreativität.
